U analizi naših poslovnih procesa postalo nam je jasno da trošimo enormnu količinu papira i trošimo mnogo energije na transport poslovnih dokumenata u našoj kompaniji i ka našim kupcima. Ako samo uzmemo u obzir Messer fakture i kad bi ih složili jednu na drugu napravile bi stub visok 500 metara, a otpremnice bi napravile planinu pet puta veću, itd. Postojeći procesi su robusni i potencijalno podložni greškama.

"e-Fakture"
Fakture se više neće slati tradicionalnom poštom, nego putem imejla, direktno osobama koje Vi odredite unutar Vaše kompanije. Na našoj veb stranici https://messer.rs/e-fakture kada se ulogujete možete menjati Vaše poslovne podatke i imati 24-časovni pristup arhiviranim dokumantima kao što su na primer elektronske fakture.

Prednosti  "e-Faktura"

• Brži i pouzdaniji transfer faktura DIREKTNO u vašu računovodstvenu službu
• Vi odlučujete ko će još u Vašem preduzeću  automatski primiti kopiju fakture. Ovo pojednostavljuje, na primer, Vašu internu proveru fakture
• Mi čuvamo Vaše e-Fakture i one su Vam dostupne kada se ulogujete na https://messer.rs/e-fakture
• Opcija XML formata dopušta da integrišete fakture direktno u Vaš ERP sistem
• Jednostavno elektronsko skladište faktura
• Pristup Messer portalu sa mnogim dodatnim uslugama, kao što su:
  • 24-časovni pristup Vašim fakturama
  • Mogućnost promene poslovnih podataka kako bi se omogućilo ispravno fakturisanje Vaše kompanije
  • Dodatni direktni kanal za komunikaciju za sva pitanja vezana za fakture

Jednakost elektronskih i papirnih faktura potvrdjuje Direktiva Saveta 2006/112 / EC. Za transakcije između kompanija, direktiva definiše da se dokumenti moraju digitalno potpisati. Nacionalno zakonodavstvo dopunjuje Direktivu Saveta dodajući odredbe specifične za zemlju.

Messer je čak izabrao sertifikovani potpis, tako da rešenje Messer zadovoljava sve nacionalne zakone u Evropi i zbog toga je dozvoljeno u svim evropskim zemljama.

Možete da štampate elektronske fakture koliko god često želite, ali naravno da mi preporučujemo da obavljate svoju unutrašnju administraciju putem e-pošte kako biste poboljšali svoj doprinus smanjenju CO2, kao i da biste ubrzali obradu u Vašem poslovnom procesu.

Zakon nedvosmisleno definiše da je elektronska verzija original. Kada je odštampate, po definiciji ćete dobiti kopiju originalne fakture. Kopija elektronskog dokumenta na papiru izrađuje se overom štampanog primerka spoljne forme prikaza elektronskog dokumenta i mora sadržati oznaku da se radi o kopiji elektronskog dokumenta. Overu obavlja ovlašćeno lice pravnog lica ili preduzetnik za elektronski dokument iz delatnosti pravnog lica, odnosno preduzetnika i to svojeručnim potpisom i pečatom kojim potvrđuje istovetnost kopije elektronskog dokumenta na papiru sa spoljnom formom prikaza elektronskog dokumenta. Kopija originalnog elektronskog dokumenta ima dokaznu snagu originala, odnosno overenog prepisa tog dokumenta.

Kada se ulogujete na stranici https://messer.rs/e-fakture, onda možete odredite osobu koja će primati elektronske fakture. Iz sigurnosnih razloga i u Vašem interesu, ova procedura se ne primenjuje automatski, nego je prvo proverena od strane naše interne administracije.

Elektronske fakture se šalju osobama koje ste imenovali. Adresa pošiljaoca koja se koristi za e-poštu je centralna adresa e-pošte naše kancelarijske podrške. Odgovori se mogu poslati direktno na ovu adresu e-pošte. Informacija o neuspehu email servera, odsustvo pošiljaoca itd. takođe se šalje na ovu adresu. Naša kancelarija prima odgovore, odgovara na njih i ručno ispravlja problem.

Originalnom računu se može pristupiti u bilo kom trenutku kada se ulogujete na stranici https://messer.rs/e-fakture.

Digitalno potpisane originalne fakture možete preuzeti sa ovog sajta kad se ulogujete.

Messer je pravno obavezan da podrži poslovanje sa papirnim računima. Možete nastaviti da koristite ovo ako izaberete. Međutim, preporučujemo da svoje interne procese prilagodite bezpapirnom rukovanju računima i da doprinesete smanjenju CO₂.

Molimo da kontaktirate našu administraciju. Naći ćete kontakt podatke na Vašoj papirnoj fakturi. 

Messer Grupa koristi SAP za fakturisanje. Računi se izrađuju korišćenjem podataka koji se unose tokom procesa isporuke i dostupni su u redu za štampu. Ako je vaša kompanija registrovana kao primalac e-pošte, fakture se uzimaju iz redova fizičkog štampanja, prebacuju se u red za potpisivanje, digitalno potpisuju, potvrđuju i šalju primaocu. Pored toga, digitalna kopija svake od njih se čuva u našem d.3 sistemu arhiviranja.  

Kada se ulogujete na stranici https://messer.rs/e-fakture, dobićete direktan pristup sistemu za arhiviranje d.3, gde možete pregledati svoje fakture online.

Savetujemo vam da analizirate interne procese u Vašoj kompaniji i da ih prilagodite primanju elektronskih faktura. Takođe, od dobavljača Messera se takođe zahteva prelazak na elektronske račune. To će rezultirati u smanjenju broja dokumenata koji se trebaju skenirati ili čuvati u papirnom obliku. Sve ovo dovodi do veće tačnosti, smanjenja troškova i povećanja našeg doprinosa smanjenju CO2. Bilo bi nam drago ako biste nas obavestili o benefitima koje ste ostvarili primenom elektronskih faktura.

Digitalni potpis je jedna vrsta provere odnosno zaštite dokumenta koja garantuje da se originalni dokument nije menjao. Detaljnije informacije o potpisivanju i ključevima za potpisivanje mogu se na primer naći na  Wikipediji.

Mi u Messeru koristimo sertifikovani ključ za potpis. Ovo znači da je javni ključ dostupan na Internetu i da je verifikovan od sertifikacionog tela. Ovaj ključ ima vreme važenja nakon čega se mora obnoviti.

Digitalni potpis se generiše koristeći “privatni ključ” koji pripada “javnom ključu”. Javni ključ Vam omogućava da proverite da li se dokument može smatrati originalom.

Ovo se može uraditi na različite načine:

Ako želite samo da proverite da li je elektronski potpis validan, ovo možete uraditi online na portalu za proveru potpisa ili u Adobe Reader-u.  

1. Online provera

Postoje različiti provajderi koji omogućuju besplatno proveru validnosti potpisa i možete ih lako naći koristeći internet pretragu sa terminima kao što je npr. "signature check online" (navodimo ovde primer bez garancije):
www.signature-check.de.

2. Provera potpisa koristeći Adobe Reader (Verzija 8.0 i više).

Jednostavno se može podesiti Adobe Reader da radi proveru potpisa koristeći dokument sa potpisom za koji nemate sumnje da je originalan i važeći  (npr. posle online provere):

2a) Šta morate da uradite pre prve provere potpisa?

Adobe Reader nažalost trenutno ne zna sertifikate akreditovanih sertifikacionih tela (CAs). Pre nego što se proveri potpis, sertifikat mora biti klasifikovan kao verujući “trusted”.

Možete označiti sertifikat kao “trusted” tako što označite njega samog ili označavanjem nadređenog sertifikata odnosno tzv. root sertifikata. Kada svrstate sertifikat kao root i trusted, onda svi sertifikati izdati od strane ovog sertifikacionog tela su označeni automatski kao verujući (“trusted”).  

Elektronski potpisi na Messer e-Fakturama su bazirani na sertifikatu Pošte (http://www.ca.posta.rs/ca-sertifikati/ ). Preporučujemo da konfigurišete ovaj sertifikat kao “trusted root certificates” koristeći uputstvo na http://www.ca.posta.rs/dokumentacija/preuzimanje sertifikata.zip . Takođe možete sertifikat selektovati kao “trusted” koristeći fakturu koju ste dobili od nas i za koju nemate sumnje da je originalna i važeća (npr. online proverom):

Otvorite fakturu koristeći Adobe Reader i selektujte ikonicu sa leve strane zaokružena crveno.

Onda će se otvoriti sledeći ekran:

 

Ovde kliknete desnim tasterom miša i onda selektujete "Show Signature Properties".
Sertifikat koji potvrđuje da je potpis originalan se nalazi ovde.

 

Onda kliknite na “Show Signer’s Certificate". Onda će se otvoriti prozor kao na slici ispod.. Ovaj sertifikat (npr. označeno crveno) mora biti označen kao verujući (trusted). Da bi uradili ovo, kliknite na “Trust".

U sledećem prozoru kliknite na "Add to Trusted Identities" da bi dodali sertifikat listi verujućih identiteta.

U sledećem prozoru kliknite na OK.

Otvoriće se prozor kao na slici dole. Možete videti detalje sertifikata u delu označen sa crveno.
Selektujte polja označena sa crveno (“Use this certificate as a trusted root” i “Certified documents”)

 

Nakon toga kliknite na OK dole da bi sačuvali.

Na ovaj način ste dodali sertifikat listi Vaših verujućih identiteta. Sertifikat uvek ima neki period važenja. Kada se izda novi sertifikat, onda se prethodno opisani koraci moraju ponoviti.

2b) Kako proveravam potpis na fakturi?

Nakon što ste uradili prethodno opisane korake, možete lako proveriti validnost elektronskog potpisa za druge fakture koristeći Adobe Reader.

Desnim klikom na:

Onda kliknete na "Show Signature Properties".Videćete ekran kao na slici ispod.

Rezultat prikazan u ovom prozoru uverava Vas da je potpis validan i da nije bilo modifikacija ili oštećenja dokumenta nakon što je potpisan.

Digitalna enkripcija znači da su podaci u dokumentu šifrovani i mogu se pročitati samo ako se poseduje odgovarajući ključ za dešifrovanje Ova tehnologija je široko rasprostranjena. Na primer, koristi se da bi se poslali osetljivi podaci za plaćanje iz Internet pregledača ka vebsajtu. Imejlovi koje Messer šalje korisniku nisu šifrovani, ali je sa druge strane kriptovan pristup sajtu https://messer.rs/e-fakture. 

Elektronske fakture se šalju preko centralne email adrese našeg bekofisa ka osobi koju specificirate. Odgovori se mogu slati direktno na ovu email adresu. Informacije o kvaru mail servera, nepoznatoj adresi, itd. se takođe šalju na ovu adresu. Naša interna administracija reaguje na primljene greške i ručno ispravlja problem.

Promene email adresa možete uraditi u bilo koje vreme kada se ulogujete na stranici https://messer.rs/e-fakture. 

Možete pristupiti Messer-ovom vebsajtu sa informacijama kada se ulogujete na https://messer.rs/e-fakture. Tamo možete:

• imenovati ili opozvati osobe koje bi trebalo da su primaoci faktura u Vašoj kompaniji
• izmeniti matične podatke Vaše kompanije
• videti Vaše arhivirane fakture

.... i dobiti informacije o najnovijim servisnim ponudama.

Iz sigurnosnih razloga i u Vašem interesu, ova procedura se ne odvija automatski, nego je prvo proverena od strane naše interne administracije. Do tri kopije elektronske fakture se mogu zatražiti (jedna "To:"  i do dve “CC” kopije).

Na stranici https://messer.rs/e-fakture kada se ulogujete možete definisati osobe koje će primate elektronske fakture. Da bi se izbegla bilo kakva zabuna u Vašoj kompaniji, odgovarajući imejlovi mogu biti poslati samo jednoj osobi (TO:). Druge osobe se unose pod CC.

Elektronske fakture imaju istu važnost kao papirne, pa se iste pravne obaveze čuvanja primenjuju.