We use cookies to personalize content, provide social media features and analyze traffic to our site. You give your consent to the use of cookies if you continue to use our websites. For more information, please read the page about our privacy policy.
Prikaz spletne vsebine

FAQ E-Invoice

Zakaj elektronski računi?

Pri analizi naših postopkov upravljanja nam je postalo jasno, da ustvarimo enormno količino papirja in da za prevoz poslovnih dokumentov v podjetje in do naših strank porabimo precej energije. Samo naši računi bi na primer ustvarili 500 m visok kup, če bi jih naložili enega na drugega, naše dobavnice bi ustvarile še petkrat višji kup in tako naprej. Obstoječi postopki so okorni in nagnjeni k napakam.

»E-račun«
Računov ne bomo več pošiljali s klasično pošto, ampak prek e-pošte neposredno osebam, ki jih boste v podjetju določili za prejemanje pošte. Na našem spletnem mestu http://my.messergroup.com lahko spreminjate podatke, hkrati pa so vam spletni arhivirani dokumenti vedno na voljo.
 

Prednosti »e-računa«

  • Hitrejši in zanesljivejši prenos računov NEPOSREDNO v vaše računovodstvo.
  • Sami določite, kdo bo, poleg dejanskega plačnika, še samodejno prejel kopijo računa. S tem na primer v svojem podjetju poenostavite odobritve računov.
  • Papirnih računov vam v podjetju ni treba več shranjevati, saj so vam na naslovu http://my.messergroup.com vedno na voljo.
  • Z računalniškim formatom XML lahko račune neposredno uvozite v svoj sistem ERP.
  • Preprosto elektronsko shranjevanje računov.
  • Potrjen sistem izdajanja računov, ki je skladen z Zakonom o davku na dodano vrednost.
  • Dostop do portala My Messer Portal, kjer so na voljo številne druge storitve, na primer:

  neprekinjen spletni dostop do vaših računov.

  možnost spreminjanja poslovnih podatkov, da omogočite pravilno izstavljanje računov.

  dodatna možnost neposrednega sporazumevanja v primeru vprašanj glede računov.

 

Ali davčni urad sprejme elektronske račune?

Enakost elektronskih in papirnatih računov določa Direktiva Sveta 2006/112/ES. Direktiva tudi določa, da morajo biti transakcije med podjetji opremljene z elektronskim podpisom. Državna zakonodaja dopolnjuje Direktivo sveta s posebnimi določbami za posamezno državo članico.

Messer se je odločil za uporabo kvalificiranega elektronskega podpisa, s čimer je njegova storitev skladna z državnimi zakonodajami po vsej Evropi in jo je zato mogoče uporabljati v vseh evropskih državah.

 

Kako pogosto lahko natisnem e-račun?

Elektronske račune lahko natisnete tolikokrat, kot želite. Seveda vam pri tem svetujemo, da svojo interno administracijo opravite prek e-pošte in s tem izboljšate tudi svojo bilanco CO2 ter hitrost obdelave dokumentov.

Zakonodaja nedvoumno opredeljuje, da elektronska različica računa velja kot izvirnik. V kolikor ga natisnete, že po definiciji pridobite kopijo izvirnega računa. Zato elektronskih računov ni treba označevati kot kopije.

 

Kaj naredim v primeru, da elektronskega računa ne prejmem?

Na https://my.messergroup.com lahko določite osebe, ki bodo prejele elektronski račun. Tega postopka iz varnostnih razlogov in zaradi vašega osebnega interesa ni mogoče izvesti samodejno, vendar ga preverja naša interna administracija.

Elektronske račune pošiljamo osebam, ki ste jih določili vi. Naslov pošiljatelja, ki ga uporabljamo za pošiljanje e-sporočil, je glavni e-naslov naše pisarne za pomoč uporabnikom. Odgovorite lahko neposredno na ta naslov. Na isti naslov prejemamo tudi informacije o okvarah poštnih strežnikov, odsotnosti naslovnika itd. Naša pisarna prejme vaše odgovore in nanje osebno odgovori ter odpravi napake.

 

Kaj naredim v primeru izgubljenega elektronskega računa?

Do izvirnika računa na https://my.messergroup.com imate vedno dostop.

Elektronsko podpisane izvirne račune in dnevnike preverjanja lahko v tem spletnem mestu prenesete iz menija 'my documents‘. (Dnevniki preverjanja niso na voljo v vseh državah).

 

 

Lahko od Messerja še vedno prejmem papirni račun?

Messer je zakonsko zavezan podpreti poslovanje s papirnimi računi. Če želite, jih lahko še vedno uporabljate. Vendar vam priporočamo, da začnete interno poslovati z brezpapirnimi računi in prispevate k izboljšanju bilance CO2.

 

Kako se lahko prijavim?

Pokličite Messerjev oddelek za upravo prodaje. Kontaktna oseba je navedena na vašem računu.

Katero tehnično infrastrukturo uporablja Messer?

Skupina Messer Group pri izdaji računov zaupa podjetju mySAP Enterprise. Račune se izračuna na podlagi podatkov, ki jih vnesemo med postopkom dostave in so na voljo v vmesni shrambi tiskanja. Če je vaše podjetje prijavljeno za prejemanje računov, se račune vzame iz fizične čakalne vrste za tiskanje, se jih prenese v vmesno shrambo za podpisovanje, preveri in pošlje prejemniku. Poleg tega digitalno kopijo vsakega računa shranimo v naš sistem arhiviranja d.3. Spletno mesto https://my.messergroup.com vam zagotavlja neposredni dostop do sistema arhiviranja d.3, kjer si lahko v spletu ogledate svoje račune.

Naj tudi v svojem podjetju uporabljam elektronske račune?

Priporočamo, da v svojem podjetju analizirate interne postopke in jih prilagodite prejemanju elektronskih računov. Podobno tudi Messerjeve dobavitelje prosimo, da preidejo na poslovanje z elektronskimi računi. Posledično bo treba skenirati ali v papirni obliki shraniti manj dokumentov. Hkrati elektronsko poteka tudi avtorizacija delovnega procesa z Messerjem. Rezultat vsega tega je večja natančnost, zmanjšanje stroškov in izboljšanje naše bilance CO2. Zelo bi bili veseli vašega sporočila o prednostih elektronskih računov.

 

 

 

 

Kaj je elektronski podpis?

Elektronski podpis je vrsta »preskusne vsote«, ki zagotavlja, da elektronski izvirni dokument ni bil spremenjen. Več informacij o podpisih in parih ključev podpisov je na primer na voljo na Wikipedii.

Pri Messerju uporabljamo certificiran ključ za podpisovanje. To pomeni, da je javni ključ na voljo v spletu in da ga je potrdil organ za potrjevanje. Ta ključ ima določen datum prenehanja veljavnosti, po katerem ga je treba spet obnoviti.

Elektronski podpis ustvari Messer s pomočjo »zasebnega ključa«, ki spada k »javnemu ključu«. Javni ključ vam omogoča, da preverite, ali je zadevi dokument izvirnik.

Pred prenosom Messer preveri podpis pri vseh dokumentih in v elektronski obliki shrani poročilo o preverjanju. Tudi to poročilo je na voljo na strani https://my.messergroup.com. (Ni na voljo v vseh državah.)

 

Kako se preveri elektronski podpis?

Preverjanje se lahko opravi na več načinov:

 

Na strani https://my.messergroup.com nimate na voljo le računov, ampak tudi dnevnike varnostnega preverjanja, ki jih je ustvaril ponudnik storitve (dnevniki preverjanja niso na voljo v vseh državah).

Če bi podpis želeli preveriti sami, lahko to storite neposredno v spletnem portalu za podpisovanje ali v programu Adobe Reader.

1. Spletno preverjanje

Obstajajo različni ponudniki, ki storitev ponujajo brezplačno in jih lahko s pomočjo iskalnika in iskalnega gesla, kot je »signature check online« brez težav poiščete (navedeni so primeri, katerih delovanja ne jamčimo):
www.signature-check.de in https://www.dtrustprokura.de/PublicVerification.aspx ).
 

2. Preverjanje podpisa s pomočjo programa Adobe Reader (različica 8.0 in višja).

Adobe Reader lahko preprosto konfigurirate, da izvede preverjanje podpisa na dokumentu, za katerega brez dvoma veste, da je izviren (npr. po spletnem preverjanju):

 

2a) Kaj morate storiti pred prvim preverjanjem podpisa?

Adobe Reader trenutno v statusu pošiljke na žalost ne pozna potrdil akreditiranih overiteljev (CAs). Zato bi preverjanje podpisa v sveže nameščenem programu Adobe Reader pomenilo, da bi bila veljavnost podpisa in istovetnost podpisnika neznana. Pred preverjanjem podpisa je zato treba potrdilo označiti kot vredno zaupanja.

Hkrati lahko potrdilo ocenite kot vredno zaupanja, tako da ga razvrstite oziroma spremenite nadrejeno potrdilo v tako imenovano korensko potrdilo. Ko potrdilo označite kot korensko potrdilo in vredno zaupanja, potem vsa potrdila, ki jih ta overitelj izda, samodejno veljajo kot vredna zaupanja.

Podpisi na Messerjevih računih temeljijo na potrdilih overitelja telesec (www.telesec.de), D-Trust (www.bundesdruckerei.de). Priporočamo, da ta potrdila po naslednjem postopku konfigurirate kot korenska potrdila:

S programom Adobe Reader odprite račun in izberite ikono na levi, ki je obkrožena z rdečo.

 

Odpre se spodnje okno:

 

V njem kliknite z desnim gumbom miške in izberite »Show Signature Properties«.
Tu izberete potrdilo, ki jamči, da je podpis izviren.

 

Nato izberite »Show Certificate«. Nato se odpre spodnje okno. Potrdilo (SLM24 ... na levi) morate zdaj določiti kot »vredno zaupanja«. To storite s klikom na »Trust«.

 

V naslednjem oknu kliknite »Add to Trusted Identities«, s čimer boste potrdilo dodali med zaupanja vredne.

 

 

V naslednjem oknu svojo izbiro potrdite s klikom na »OK«.

 

 

Odpre se spodnje okno. V območju zgoraj, ki je v rdečem okvirčku, lahko vidite podrobnosti potrdila.
Kliknite polja, obkrožena z rdečo:

 

 

Nato kliknite »OK« in območje zaprite.

 

Potrdilo ste zdaj dodali med svoja zaupanja vredna potrdila. Potrdila imajo vedno določeno obdobje veljavnosti. Po izdaji novega potrdila morate znova ponoviti zgornje korake.

Rezultat v oknu vam zagotavlja, da je potrdilo veljavno in da potem, ko je bilo potrdilo dodano, tudi ni bilo spremenjeno ali poškodovano.

 

2b) Kako preverim podpis računa?

Potem ko ste opravili zgornje korake, lahko s pomočjo programa Adobe Reader pri vsakem naslednjem računu preprosto preverite veljavnost elektronskega podpisa.

Z desno tipko kliknite na

 

Nato kliknite na »Validate Signature«. Zagledali boste spodnji zaslon. V njem kliknite na »Signature Properties«.

 

 

Rezultat v oknu vam zagotavlja, da je podpis veljaven in da potem, ko je bilo podpis dodan, tudi ni bil spremenjen ali poškodovan.

 

Kaj pomeni elektronsko šifriranje?

Elektronsko šifriranje pomeni, da so podatki v dokumentu šifrirani in jih je mogoče prebrati le, če imate ključ, ki jih dešifrira. Ta tehnologija je močno razširjena. Uporablja se na primer pri pošiljanju občutljivih podatkov o plačilu iz brskalnika v spletno mesto. V Messerjevem projektu e-računov e-sporočila niso šifrirana. Vendar je na drugi strani šifriran dostop na stran https://my.messergroup.com.

Kaj se zgodi, če je prejemnik e-sporočila odsoten?

Elektronske račune pošiljamo osebam, ki ste jih določili vi, prek glavnega e-naslova naše pisarne. Odgovore lahko pošljete neposredno na ta e-naslov. Na isti naslov so poslane tudi informacije o okvarah poštnih strežnikov, odsotnosti naslovnika itd. Naša pisarna prejme vaše odgovore in nanje osebno odgovori ter odpravi napake.

E-poštne naslove ali naslovnike lahko kadar koli spremenite prek strani https://my.messergroup.com.

 

Kaj je https://my.messergroup.com?

Do Messerjevega spletnega mesta s prilagojenimi podatki dostopate na https://my.messergroup.com. Tu lahko:

  • določite ali prekličete osebe, ki naj v vašem podjetju prejemajo račune,
  • spreminjate osnovne podatke svojega podjetja,
  • si ogledate svoje arhivirane račune

    in si ogledate informacije o najnovejših storitvah, ki jih ponujamo.

Tega postopka iz varnostnih razlogov in zaradi vašega osebnega interesa ni mogoče izvesti samodejno, vendar ga preverja naša interna administracija. Zahtevate lahko največ tri prejemnike kopij elektronskega računa (en prejemnik »Za« in do največ dva prejemnika »Kp«).

 

Lahko določim, kdo bo prejemal račune?

Na https://my.messergroup.com lahko določite osebe, ki bodo prejele elektronski račun. Da bi se v vašem podjetju izognili kakršni koli zmedi, so lahko e-sporočila naslovljena le na eno osebo (ZA:). Ostale osebe so navedene pod KP.

Kako dolgo je po zakonu treba shranjevati račune?

Elektronski račun je 100 % enak papirnemu računu, zato zanj veljajo enaki zakonski predpisi glede shranjevanja računov.