Afișare Conținut Web

FAQ E-Invoice

De ce facturi electronice?

Originile proiectului "Factură Electronică" în cadrul Messer
Pentru a continua să avem succes pe viitor, reducerea costurilor de energie şi asumarea unei responsabilităţi sociale superioare sunt la fel de esenţiale ca şi îmbunătăţirea echilibrului CO2. Cu ocazia analizării proceselor noastre de management, a devenit clar pentru noi faptul că producem un volum imens de hârtie şi consumăm o cantitate considerabilă de energie pentru transportarea documentelor comerciale în cadrul societăţii noastre şi către clienţii noştri. De exemplu, numai facturile noastre ar forma un teanc înalt de 500 de metri dacă le-am aşeza unele peste altele, avizele noastre de însoţire a mărfii ar produce un munte de cinci ori mai înalt şi aşa mai departe. Procesele existente sunt greoaie şi posibil supuse erorii. Încă şi mai rău, ne încărcăm clienţii cu sarcina transportării şi depozitării acestor hârtii în societăţile acestora. Aceasta reprezintă un motiv suficient pentru a lansa prezentul proiect, care vizează o administrare ce economiseşte hârtie şi operează în beneficiul ambelor părţi. Proiectul nostru de facturi electronice este prima piatră de hotar a unei administrări îmbunătăţite şi a unei modalităţi mai responsabile de exploatare a resurselor limitate ale Terrei.

Vă vom ţine la curent cu noile funcţii pe care le vom utiliza pentru îmbunătăţirea ofertei noastre de servicii pe site-ul web http://my.messergroup.com.

"E-Factura"
Facturile nu vor mai fi transmise prin poşta tradiţională, ci prin e-mail, direct către persoanele desemnate de dumneavoastră din cadrul societăţii dumneavoastră. Puteţi selecta formatul de e-mail şi, opţional, puteţi solicita documente sau detalii suplimentare în mesaje. Pe site-ul nostru web http://my.messergroup.comcă vom ghida în procesul de creare a unui profil. De asemenea vi se oferă opţiunea de a modifica date şi acces on line non-stop la documentele arhivate. Datorită acestui site web, personalul de vânzări trebuie să proceseze mai puţine documente tipărite şi, astfel, beneficiază de mai mult timp pentru îmbunătăţirea asistenţei clienţilor.

Avantajele "e-facturii"

  • Transfer mai rapid şi mai sigur al facturilor DIRECT către departamentul dumneavoastră de contabilitate
  • Dumneavoastră decideţi cine va primi în mod automat o copie, separat de factura adresată părţii. Acest fapt simplifică, de exemplu, verificarea dumneavoastră internă a facturilor
  • Nu mai este necesară stocarea facturilor tipărite în cadrul societăţii dumneavoastră, deoarece facturile rămân disponibile la http://my.messergroup.com
  • Detalii opţionale suplimentare privind facturile sau alte documente suplimentare
  • Opţiunea de format XML, care vă permite să integraţi facturile direct în sistemul dumneavoastră ERP
  • Stocarea electronică simplă a facturilor
  • Sistem certificat de facturare, conform cu Legea privind taxa pe valoarea adăugată
  • Acces la Portalul My Messer cu numeroase servicii suplimentare, precum:
    • Acces on line permanent la facturile dumneavoastră
    • Opţiunea de a vă modifica datele de contact pentru a permite facturarea corectă a societăţii dumneavoastră
    • Privire de ansamblu rapidă a stocului dvs. de butelii
    • Canal suplimentar de comunicare directă pentru toate neclarităţile privind facturile

Stadiul proiectului
În prezent vedeţi pagina de start. În următoarele trei luni veţi putea crea şi modifica profilul dumneavoastră. În ianuarie 2010 vom începe să trimitem facturi către toţi clienţii înregistraţi. Din acel moment va deveni disponibilă şi funcţionalitatea integrală a site-ului web.

Administraţia Financiară acceptă facturi electronice?

Echivalența dintre facturile electronice şi cele tipărite este confirmată prin Directiva Consiliului 2006/112/CE. Pentru tranzacţii între societăţi, directiva defineşte că documentele trebuie semnate digital. Dreptul naţional completează Directiva Consiliului prin adăugarea de prevederi specifice ţării.

Semnarea acestui document a fost implementată în proiectul Messer privind e-factura. Messer a ales chiar o semnătură certificată şi un protocol de verificare a documentelor semnate (cunoscut ca "semnătură electronică autorizată"). În consecinţă, soluţia Messer respectă chiar şi prevederile celor mai riguroase legi naţionale din Europa şi este astfel permisă în toate ţările europene.

Puteţi descărca facturile originale semnate digital şi registrele de verificare de la my.messergroup.com, în orice moment. Combinaţia dintre cele două elemente va convinge de asemenea şi cele mai stricte autorităţi fiscale privind valabilitatea legală a facturilor electronice.

Cât de des pot tipări o e-factură?

Puteţi tipări facturi electronice cât de des doriţi. Dar în mod normal vă recomandăm cu tărie să gestionaţi administrarea internă prin e-mail, pentru a îmbunătăţi echilibrul dumneavoastră CO2 şi a accelera procesul.

Marcăm facturile electronice ca fiind "facturi originale semnate digital, în format electronic". Legea defineşte neechivoc faptul că versiunea electronică reprezintă originalul. Atunci când o tipăriţi, prin definiţie veţi obţine o copie a facturii originale. Astfel, nu se impune marcarea facturilor electronice ca reprezentând  copii.

    .

Ce se întâmplă dacă o factură electronică nu ajunge?

La https://my.messergroup.computeţi defini persoanele care urmează să primească o factură electronică. Din motive de securitate şi în interesul dumneavoastră, această procedură nu se realizează automat, ci este verificată de administraţia noastră internă.

Facturile electronice sunt trimise persoanelor desemnate de dumneavoastră. Adresa expeditorului utilizată pentru e-mail-uri este adresa centrală de e-mail a asistenţei de la sediu. Răspunsurile se pot trimite direct la această adresă de e-mail. Informaţiile privind avariile serverelor de mail, absenţa destinatarului etc. se trimit de asemenea la această adresă. Biroul nostru primeşte răspunsurile, răspunde la acestea şi remediază manual problema în discuţie.

În cazul unei avarii de sistem în cadrul Messer, procesul de salvare pe care l-am configurat garantează întocmirea facturilor şi transferarea acestora către clienţi.

Ce se întâmplă dacă o factură electronică se pierde?

Facturaoriginalăpoate fiaccesată în orice momenthttps://my.messergroup.com. Legea relevantăprevede cădumneavoastrăputeţisalva orice număr defacturi originaleîn format electronic. Cu toate acestea, odată cele-aţi tipărit, acestea devin copii. Informaţiilenecesare privind valabilitateafiscală a facturilorelectronicepot fi găsite la Întrebarea doi.

Pot continua să primesc facturi tipărite de la Messer?

Messer are obligaţia legală de a susţine un proces cu facturi tipărite. Puteţi continua să apelaţi la acestea dacă doriţi. Cu toate acestea, ne sfătuim clienţii să îşi optimizeze propriile procese interne şi să contribuie la îmbunătăţirea echilibrului CO2.

Cum mă pot înregistra?

În factura dumneavoastră lunară veţi observa un nume de utilizator şi o parolă pentru înregistrarea iniţială. Dacă aveţi nevoie de asistenţă pentru înregistrarea la https://my.messergroup.com, contactaţi administraţia de vânzări Messer. În factură veţi observa numele persoanei de contact, ca şi anterior.

Ce infrastructură tehnică utilizează Messer?

Grupul Messer utilizează cu încredere mySAP Enterprise pentru facturare. Facturile sunt calculate cu ajutorul datelor introduse pe parcursul procesului de livrare şi puse la dispoziţie cu ajutorul derulării imprimării. Dacă societatea dumneavoastră este înregistrată ca destinatar prin e-mail, facturile sunt preluate din şirul fizic de tipărire, transferate către un derulator de semnături, semnate digital, verificate şi trimise destinatarului. În plus, un exemplar digital al fiecărei facturi este stocat în sistemul nostru de arhivare d.3. https://my.messergroup.comvă asigură accesul direct la sistemul de arhivare d.3, unde puteţi consulta facturile dumneavoastră online.

Ar trebui să utilizez facturi electronice şi în cadrul propriei mele societăţi?

Vă recomandăm să analizaţi procesele interne din cadrul societăţii dumneavoastră şi să le personalizaţi astfel încât să primiţi facturi electronice. Ca parte a unui proiect viitor privind furnizorii, furnizorilor Messer li se va solicita de asemenea să treacă la facturi electronice. Acest fapt va conduce la mai puţine documente care necesită scanare sau stocare în format tipărit. În plus, vom asigura un flux de lucru de autorizare electronică. Toate acestea vor genera o acurateţe sporită, o reducere a costurilor şi îmbunătăţirea echilibrului nostru CO2. Am fi onoraţi dacă ne-aţi informa cu privire la beneficiile facturilor electronice.

Ce este o semnătură digitală?

O semnătură digitală este un tip de "sumă de verificare" care garantează că un document electronic original nu a fost manipulat. Informaţii suplimentare privind semnăturile sau perechile de chei de semnătură sunt disponibile pe Wikipedia, de exemplu.

În cadrul Messer utilizăm o cheie de semnătură certificată (o "semnătură electronică autorizată"). Aceasta înseamnă că o cheie publică este disponibilă pe internet şi a fost verificată de o autoritate certificată. Această cheie prezintă o dată specifică de expirare, după care trebuie reînnoită.

Semnătura digitală este generată de Messer cu ajutorul "cheii private" care aparţine "cheii publice". Cheia publică vă permite să verificaţi dacă documentul în discuţie este original.

Anterior efectuării transferului, Messer verifică semnătura de pe toate documentele şi stochează jurnalul în arhiva d.3. Acest jurnal este de asemenea disponibil online şi poate fi utilizat ca instrument de verificare, chiar şi atunci când cheia certificată a expirat.

Cum este verificată o semnătură digitală?

Acest proces poate avea loc în diverse moduri:

În primul rând, la https://my.messergroup.com vi se pun la dispoziţie nu numai facturile, ci şi jurnalele de inspecţie din verificarea semnăturii create de un furnizor de servicii.

Dacă doriţi să verificaţi chiar verificarea semnăturii, o puteţi face fie cu ajutorul unui portal online de semnături, fie direct în Adobe Reader.

1. Verificare online

Există diverşi furnizori care prestează serviciul în mod gratuit şi pot fi uşor identificaţi cu ajutorul unui motor de căutare şi termenilor de căutare precum "verificare online a semnăturii" (exemple fără garanţii sunt oferite aici:
www.signature-check.de și https://www.dtrustprokura.de/PublicVerification.aspx ).

2. Verificarea semnăturii cu ajutorul Adobe Reader (Versiunea 8.0 şi superioară).

Este simplă configurarea Adobe Reader în vederea efectuării unei verificări a semnăturii pe un document despre al cărui caracter autentic nu aveţi dubii (de ex. după o verificare online):

2a) Ce trebuie să faceţi anterior primei verificări a semnăturii?

Din nefericire Adobe Reader nu cunoaşte în prezent certificatele autorităţilor acreditate de certificare (CA) în stadiul de livrare. În consecinţă, o verificare a semnăturii cu ajutorul unui Adobe Reader 8.0 nou instalat poate genera un rezultat conform căruia valabilitatea semnăturii şi identitatea semnatarului sunt necunoscute. Astfel, anterior verificării semnăturii, semnătura trebuie clasificată ca fiind de încredere.

Pe parcursul procesului puteţi de asemenea să clasificaţi un certificat ca fiind de încredere prin clasificarea certificatului în sine sau a unui certificat de nivel mai ridicat ca reprezentând un aşa-numit certificat de bază. La clasificarea unui certificat ca fiind certificat de bază şi de încredere, toate certificatele emise de această autoritate de certificare vor fi în mod automat clasificate ca fiind de încredere.

Semnăturile aplicate pe facturile Messer se bazează, printre altele, pe un certificat telesec (www.telesec.de). Vă recomandăm să configuraţi acest certificat ca fiind un certificat de bază de încredere, după cum urmează:

Deschideţi factura dumneavoastră cu ajutorul Adobe Reader 8.0 sau 9.0 şi selectaţi pictograma din partea stângă, încercuită cu roşu.

 

Se va deschide următoarea fereastră:

Aici apăsaţi cu butonul drept al mouse-ului şi apoi selectaţi "Afişează Proprietăţile Semnăturii".

Certificatul care confirmă că semnătura este autentică se selectează aici.

 

Apoi selectaţi "Afişează Certificat". Apoi se deschide fereastra de mai jos. Acest certificat (SLM24…. la stânga) trebuie clasificat acum ca fiind "de încredere". Pentru aceasta apăsaţi pe "Încredere".

 

 

 

În următoarea fereastră apăsaţi pe "Adaugă la Identităţile de Încredere" pentru a adăuga certificatul la identităţile de încredere.

p>

În următoarea fereastră confirmaţi prin OK.

Se va deschide fereastra de mai jos. Puteţi vizualiza detaliile de certificare în spaţiul încadrat cu roşu, din partea superioară.

Apăsaţi pe câmpurile încercuite cu roşu:

 

 

Apoi apăsaţi OK şi închideţi câmpul.

Aţi adăugat certificatul la identităţile dumneavoastră de încredere. Certificatele prezintă întotdeauna o perioadă specifică de valabilitate. La emiterea unui nou certificat vor trebui repetaţi paşii mai sus menţionaţi.

Rezultatul din fereastră vă asigură că semnătura este valabilă şi nu a fost modificată sau deteriorată ulterior adăugării certificării.

2b) Cum verific semnătura aplicată pe factură?

După parcurgerea iniţială a paşilor mai sus menţionaţi, puteţi verifica cu uşurinţă valabilitatea semnăturii electronice calificate pentru fiecare factură, cu ajutorul Adobe Reader.

Faceți clic dreapta pe:

 

 

Apoi apăsaţi pe "Validează Semnătură". Apoi veţi observa ecranul de mai jos. Aici apăsaţi pe "Proprietăţi Semnătură".

 

 

Rezultatul afişat în fereastră vă asigură că semnătura este valabilă şi că

ulterior aplicării semnăturii, aceasta nu a fost modificată sau deteriorată

 

 

 

Ce înseamnă criptare electronică?

Criptarea digitală înseamnă că datele dintr-un document sunt criptate şi pot fi citite numai dacă deţineţi cheia de decriptare a acestora. Această tehnologie este larg răspândită. De exemplu, se utilizează pentru transmiterea de date sensibile de plată din navigator către un site web. Mesajele de e-mail aferente proiectului e-factură Messer nu sunt criptate. Accesul la https://my.messergroup.com, pe de altă parte, este criptat.

Ce se întâmplă dacă destinatarul unui e-mail este absent?

Facturile electronice sunt trimise prin intermediul adresei centrale de e-mail back office către persoanele desemnate de dumneavoastră. Răspunsurile se pot trimite direct la această adresă de e-mail. Informaţiile privind erorile serverelor de mail, absenţa destinatarului etc. se trimit de asemenea la această adresă. Administraţia noastră internă răspunde la acestea şi remediază manual problema în discuţie.

În cazul unei avarii de sistem în cadrul Messer, procesul de salvare pe care l-am configurat garantează întocmirea facturilor şi transferarea acestora către clienţi.

Ce este https://my.messergroup.com?

Puteţi accesa site-ul web cu informaţii personalizate Messer la https://my.messergroup.com. Acolo puteţi modifica parametrii din profilul dumneavoastră, puteţi vizualiza arhiva dumneavoastră de documente şi puteţi obţine informaţii privind cele mai recente oferte de servicii.

Pot defini cine primeşte o factură?

La https://my.messergroup.computeţi defini persoanele care urmează să primească o factură electronică. Pentru a evita confuzia în cadrul societăţii dumneavoastră, mesajele de e-mail corespunzătoare se pot adresa unei singure persoane (CĂTRE:). Celelalte persoane sunt menţionate la rubrica În copie către.

Cat timp trebuie pastrata o factura electronica?

Factura electronică reprezintă echivalentul 100% al facturii tipărite; în consecinţă, se aplică aceleaşi obligaţii legale de arhivare.