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FAQ E-Fatura
O porquê da e-fatura ou fatura eletrónica?
As origens do projeto "e-fatura" na Messer
Para ter sucesso no futuro, é essencial reduzir os custos de energia e assumir uma maior responsabilidade social, assim como contribuir para melhorar o balanço de CO2. Ao analisar os nossos processos administrativos, apercebemo-nos de que produzimos uma grande quantidade de papel e que consumimos uma importante quantidade de energia no transporte dos documentos comerciais, até chegarem aos nossos clientes. Por exemplo, só as nossas faturas equivalem, anualmente, a uma altura de 500m, as nossas guias de remessa representam uma montanha cinco vezes maior, etc. Os processos existentes são lentos e com possibilidade de obter erros. Pior, transferimos para os nossos clientes, a obrigação de manipular e armazenar todo este papel na sua empresa. Tudo isto, é motivo mais que suficiente para iniciar um projeto que prossiga uma gestão vantajosa para ambas as partes e que conduza à economia de papel. O nosso projeto da e-fatura, constitui o primeiro passo para a otimização da gestão e do tratamento responsável dos recursos limitados do planeta.
Na nossa página web http://my.messergroup.com, vamos mantê-lo informado dos novos recursos que irão ampliar a nossa oferta de serviços.
As faturas deixarão de ser enviadas por correio tradicional, tal como fazemos agora, para serem enviadas unicamente por correio eletrónico, diretamente às pessoas que nos sejam indicadas dentro da sua empresa. Pode escolher o formato do correio eletrónico e solicitar, para além disto, documentos adicionais ou detalhes dos correios eletrónicos. Na nossa página web http://my.messergroup.com, será guiado através da criação de perfis e para além disso, ali pode dispor da possibilidade de modificar dados, e poderá ter sempre acesso on-line aos documentos guardados. Graças à página web, o pessoal do Departamento Comercial deverá gerir menos documentos em papel, e desta forma, terão mais tempo para prestar um bom serviço ao cliente.
Vantagens da "e-factura"
• A transmissão rápida e segura de faturas.
• É o cliente que decide quem deverá receber as faturas, o que irá facilitar a contabilização das mesmas.
• Não necessita de guardar as faturas em papel na sua empresa, uma vez que elas estão sempre disponíveis em http://my.messergroup.com.
• De forma opcional, pode obter outros detalhes das faturas ou outros documentos adicionais.
• De forma opcional pode solicitar em formato XML, através do qual poderá integrar as faturas diretamente no seu sistema de gestão (ERP).
• Arquivo eletrónico simples de faturas.
• Utilização de Sistema certificado de faturação, nos termos legais.
• Acesso ao portal My Messer Portal com muitos serviços adicionais, como por exemplo:
o Acesso on-line às suas faturas 24h por dia
o Possibilidade de modificar os seus dados comerciais, para uma faturação mais correta
o Rápida consulta do stock das suas garrafas
o Canal adicional direto de comunicação para todas as questões relacionadas com as suas faturas
As e-faturas serão aceites pelas autoridades tributárias?
Na Diretiva comunitária 2006/112/CE é confirmada a equivalência das e-faturas às faturas de papel. Para as transações que se produz entre empresas, a diretiva acrescenta que os documentos devem ter uma assinatura digital. O direito nacional amplia a diretiva da EU com as disposições de cada país.
No projeto da e-fatura da Messer, foi aplicado esta assinatura de documentos. A Messer optou, inclusivé, por uma assinatura certificada e um protocolo para a verificação de documentos assinados. Desta forma, a solução oferecida pela Messer responde às disposições das leis nacionais mais restritivas na Europa e, por isso, é admitida em todos os países europeus.
Em my.messergroup.com poderá descarregar a todo o momento as faturas originais fornecidas de assinatura digital, assim como os protocolos de verificação. A combinação de ambos os elementos prova a validade necessária frente às autoridades tributárias.
Quantas vezes posso imprimir uma fatura eletrónica?
Pode imprimir as faturas eletrónicas sempre que desejar. Contudo, recomendamos a utilização do e-mail, com a finalidade de melhorar também as suas emissões de CO2 e a racionalização do processo de dados.
A lei estabelece claramente, que a versão eletrónica é o original. Ao imprimi-la obterá, por defeito, uma cópia da fatura original. Assim sendo, não existe a necessidade de marcar as faturas eletrónicas como cópias.
O que acontece se uma e-fatura não chega?
Em https://my.messergroup.comdeterminará que pessoas devem receber as e-faturas. Por motivos de segurança e para seu próprio interesse, este processo não se realizará de forma automática, sem que seja supervisionado pelo nosso Departamento de Faturação.
As e-faturas serão enviadas às pessoas indicadas pelos clientes. O remetente dos correios eletrónicos será a direção do correio eletrónico do nosso Departamento de Faturação. Por sua vez, as suas respostas podem também ser dirigidas diretamente a essa direção de correio eletrónico. O nosso Departamento atuará conforme as solicitações recebidas e solucionará as incidências de forma personalizada e com a máxima rapidez.
Também a informação relativa à falha dos servidores, a ausência do destinatário, etc será enviada a esta direção. No caso de existir uma falha no sistema da Messer, garantimos que as faturas serão emitidas e enviadas aos nossos clientes com o procedimento Backup estabelecido.
O que acontece quando se perde uma fatura eletrónica?
Posso continuar a receber faturas em papel da Messer?
Como posso registrar-me?
Que infra-estrutura técnica utiliza a Messer?
Deverei utilizar e-faturas também na minha empresa?
O que é uma assinatura digital?
Uma assinatura digital, é uma espécie de " prova de verificação" que indica que um documento original não foi manipulado. Obterá mais informação sobre certificações e chaves na rede, por exemplo, na wikipedia.
Na Messer, utilizamos como assinatura uma chave certificada. Por outras palavras, a chave pública é acessível através da Internet e foi certificada por uma entidade autorizada. Esta chave tem estabelecida uma data de validade, dentro da qual terá de ser renovada. A assinatura digital é gerada pela Messer com a ajuda de uma "chave privada" que corresponde à "chave pública". Com a chave pública poderá comprovar (verificar) se o respetivo documento é o original.
Antes da remissão, a Messer verifica a assinatura de todos os documentos e conserva em acta o arquivo D3. Esta acta está também disponível online e pode ser utilizada como comprovativo da verificação, ainda que a chave certificada tenha caducado.
Como funciona a verificação de uma assinatura digital?
Aqui existem diferentes possibilidades:
Em primeiro lugar, em https://my.messergroup.com obterá, junto com as faturas, os protocolos para a comprovação da assinatura, que foram geradas por um fornecedor autorizado.
Caso deseje comprovar a assinatura você mesmo, pode fazê-lo diretamente, acedendo a um portal on-line de assinaturas ou diretamente em Adobe Reader.
1. Comprovação on-line
Existem diferentes fornecedores que colocam à disposição este serviço de forma gratuita e que são facilmente localizáveis através de motores de busca – como por exemplo, o termo de busca "Comprovação assinatura online" (são exemplos, www.signature-check.de ou https://www.dtrustprokura.de/PublicVerification.aspx ).
2. Comprovação da assinatura através do Adobe Reader (a partir da versão 8.0).
Mediante um documento, de cuja autenticidade não resta dúvida nenhuma (por exemplo através de uma comprovação on-line), poderá programar-se facilmente o Adobe Reader para uma comprovação de assinaturas:
2ª) O que se deve fazer antes da primeira comprovação de assinaturas?
Lamentavelmente, o Adobe Reader ainda não reconhece os certificados das companhias certificadoras creditadas (CA, Certification Authority) em estado de serem entregues. Por conseguinte, uma comprovação de assinatura com um Adobe Reader 8.0 de nova instalação, daria como resultado que a validade da assinatura e a identidade do assinante sejam desconhecidas. No entanto, antes da comprovação da assinatura, é necessário qualificar o certificado como fiável.
Neste âmbito, também pode classificar um certificado como fiável, qualificando como fiável o próprio certificado ou um certificado sobreposto como certificado de raiz. Quando qualifica um certificado de raiz como fiável, todos os certificados emitidos por este ponto de certificação serão considerados como fiáveis de forma automática.
Neste sentido, as assinaturas das faturas da Messer, baseiam-se, entre outras, num certificado de telesec (www.telesec.de). Recomendamos programar este certificado como certificado de raiz fiável (denominado "trusted-root") do seguinte modo.
Abra a sua fatura com Adobe Reader e selecione no lado esquerdo o símbolo delimitado a vermelho.
Em seguida, a seguinte janela é aberta:
Clique no botão direito do rato e selecione "Show Signature Properties".
Desta forma, se selecionará o certificado que confirma a autenticidade da assinatura.
A seguir, selecione "Show Certificate", ou seja, "mostrar certificado". Em seguida aparecerá esta janela. Agora é necessário "Confiar" neste certificado (lado esquerdo SLM24….). Por isso, clique "Trust"
Na seguinte janela deverá clicar "Add to Trusted Identities", ou seja, incluir o certificado nas identidades fiáveis.
Na seguinte janela deverá confirmar com OK.
Agora deverá abrir-se a seguinte janela: na parte superior a vermelho, poderá ver os detalhes da certificação.
Por favor, clique nos campos delimitados a vermelho:
Agora clique "OK" y feche a janela.
Desta forma acrescentou o certificado às identidades fiáveis. Os certificados têm apenas uma duração limitada. Sempre que exista um certificado novo, deverão ser repetidos os passos em cima mencionados. O resultado tal como é apresentado na janela, é a confirmação de que a assinatura é válida e que depois da inclusão da certificação não foi modificada ou danificada.
2b) Como se supervisionará a assinatura da fatura?
Uma vez efetuados os passos em cima mencionados, poderá controlar a validez da assinatura eletrónica de forma simples para cada posterior fatura com Adobe Reader.
Clique com o botão direito do rato sobre:
Depois sobre "Validate Signature" (comprovar assinatura). De seguida verá a seguinte janela. Nela clique sobre "Signature Properties".
O resultado tal como é apresentado na janela, assegura-lhe que a assinatura é válida e que depois da instalação do certificado a assinatura não foi modificada ou danificada.
Encontrará mais informação na página web da agência reguladora de comunicações eletrónicas:
http://www.bundesnetzagentur.de/cln_1912/DE/Sachgebiete/QES/QES_node.html
O que significa a codificação digital?
O que acontece quando o destinatário de um e-mail está ausente?
As faturas eletrónicas são remetidas à pessoa que você nos indique através de uma direção de e-mail centralizada desde o Departamento de Administração. As respostas aos mesmos podem ser enviadas a esta direção de e-mail. As informações relativas às avarias de servidores de e-mails, às ausências dos destinatários, etc, serão enviadas a esta direção. A nossa administração interna estará informada e solucionará as correspondentes incidências de forma manual. No caso de existir uma falha no sistema da Messer, garantimos que as faturas sejam emitidas e remetidas aos nossos clientes, através do procedimento Backup já estabelecido.