We use cookies to personalize content, provide social media features and analyze traffic to our site. You give your consent to the use of cookies if you continue to use our websites. For more information, please read the page about our privacy policy.
Webcontent weergeven

FAQ E-Invoice

Waarom elektronische facturatie?

De oorsprong van het project 'electronisch factureren' bij Messer

Samen met de stijgende energiekosten en grotere bewustwording van onze sociale verantwoordelijkheid, is het verkleinen van onze 'ecologische voetafdruk' van essentieel belang om succesvol te zijn in de komende werkomgeving/werkomstandigheden.  Bij analyse van onze administratieve processen hebben wij ons gerealiseerd dat wij een enorme berg papier produceren en dat wij, binnen onze eigen organisatie en naar onze klanten toe, zeer veel energie en tijd steken in het verplaatsen/transporteren van dat papier.
Voor onze facturatie alleen al spreken wij over een stapel papier van 500 meter hoog; voor onze leveringsborderellen is dit nog eens vijfmaal zoveel.  De bestaande facturatiemethodes zijn langzaam en gevoelig voor vergissingen en wat zeker zo belangrijk is : wij schepen onze klanten ook op met de verplichting om dit papier te verwerken en te bewaren.  Nog een reden om een project te starten waarbij wij streven naar een gemeenschappelijk doel om een minder papierverslindend, meer efficiënt bedrijf te worden.  Ons e-invoicing project is de eerste stap naar een verbeterde administratieve werkmethode.Op de website http://my.messergroup.com houden wij u op de hoogte van de nieuwe praktische ingrepen die wij aan onze service portfolio zullen toevoegen.


Het product "e-invoice"

In plaats van uw factuur op de traditionele manier via de post te ontvangen, worden de facturen per e-mail rechtstreeks naar de door u aangegeven persoon of personen gestuurd.  U kunt zelf de opmaak van de e-mail bepalen en eventueel bijkomende documenten of details aanvragen.
Onze website http://my.messergroup.com gidst u door het te volgen traject, geeft u de mogelijkheid om data te wijzigen en om on-line 24/24 en 7/7 de opgeslagen documenten te raadplegen.  Met deze website wordt de taak van de verkoopsadministratie verlicht en hebben onze mensen meer tijd om u nog beter van dienst te zijn.
Uw voordelen bij het gebruik van "e-invoicing"

  • Snellere en veiligere manier om uw facturen rechtstreeks aan uw boekhouding te bezorgen

  • Geen verplichting om de factuur direct te behandelen want de facturen blijven beschikbaar op http://my.messergroup.com

  • Optioneel meer gedetailleerde gegevens op uw facturen of meer ondersteunende documenten

  • Optioneel XML formaat om uw facturen rechtstreeks in uw ERP systeem in te geven

  • Gemakkelijke electronische opslag van uw facturen

  • Vergemakkelijkt de communicatie tussen diegene die de factuur moet goedkeuren en de persoon die instaat voor
    de betaling ervan

  • Erkend facturatiesysteem conform de B.T.W. wetgeving

    Toegang tot http://my.messergroup.com met extra services zoals :

  • 24/7 On-line toegang tot uw facturen

  • Mogelijkheid om uw firmagegevens te updaten zodat de facturen met de correcte gegevens kunnen opgemaakt
    worden

  • Rechtstreekse toegang tot de gescande leveringsborderellen (versnelt/vergemakkelijkt de goedkeuringsprocedures)

  • Overzicht van uw flessenstock

  • Bijkomend rechtstreeks communicatiekanaal voor vragen aangaande de facturatie

 Status van het project

U kijkt momenteel naar de initiële website.  Wij geven u de komende drie maanden de mogelijkheid om uw profiel aan te maken en te wijzigen.  Vanaf februari 2010 ontvangen alle klanten die zich via de website geregistreerd hebben, hun facturen per e-mail.  Vanaf dat ogenblik is de website met alle hierboven opgesomde mogelijkheden voor u beschikbaar. Na ontvangst van uw eerste electronische factuur kunt u op de website de opgeslagen informatie raadplegen

 

Wordt de electronische factuur wettelijk aanvaard door de belastingdienst/BTW instanties?

De gelijkwaardigheid tussen de electronische en de papieren factuur wordt bevestigd in de EU-directive 2006/112/EG. Voor B2B transacties preciseert de Europese richtlijn dat het document digitaal ondertekend moet zijn. Nationale wetgevingen breiden de EU-richtlijn uit met landgerelateerde vereisten.  In het Messer e-invoicing project, is deze handtekening al geïmplementeerd. Messer heeft er zelfs voor gekozen om een gecertificeerde handtekening en een procedure tot verificatie van het getekende document te hanteren. Deze werkwijze garandeert een strikte navolging van de meest restrictieve wetgeving van de Europese landen en is daardoor geldig in alle landen van Europa.
Op https://my.messergroup.com kan u altijd de originele digitaal getekende factuur downloaden evenals de procedure voor de verificatie ervan. De combinatie van deze twee elementen zal ook de meest strenge belastingdienst overtuigen van de geldigheid van de electronische factuur.
 

Hoe vaak kan ik de electronische factuur printen?

U kunt de electronische factuur zo vaak afprinten als u wenst, maar wij raden u natuurlijk aan om ook binnen uw eigen administratie via e-mail te werken om het verwerkingstraject te versnellen en uiteraard zo uw eigen ecologische voetafdruk te verkleinen. Wij voorzien de electronische factuur van de volgdende tekst : 'origineel digitaal getekende factuur in electronische vorm'. De wetgeving bepaalt formeel dat het electronisch exemplaar de originele factuur is. De geprinte versie is per definitie een kopie van de electronische factuur, daardoor moeten de papieren versies niet expliciet als KOPIE worden aangeduid.

Wat gebuert er als we de electronische factuur niet ontvangen?

Op https://my.messergroup.com kunt u vermelden aan wie de electronische factuur gemaild moet worden. Om veiligheidsredenen en in uw eigen belang gebeurt dit niet automatisch en wordt dit dubbel gecheckt door onze administratie.

De electronische factuur wordt gestuurd naar de persoon(en) die door u worden opgegeven. Het 'FROM' mailadres is dat van onze centrale Back Office. Dus dit e-mail adres kan onmiddellijk gebruikt worden om te antwoorden maar ontvangt ook informatie over 'mail server breakdown', verkeerd mailadres enz. Deze informatie wordt doorgegeven aan onze administratie die hierop kan reageren en de situatie manueel kan rechtzetten.

Voor het geval er zich bij Messer een storing voordoet, hebben wij een back-up systeem ontworpen dat er voor zorgt dat de facturen gegarandeerd opgemaakt en verstuurd worden aan onze klanten.

Wat gebeurt er als de electronische factuur zoek raakt?

U kunt de originele factuur altijd terugvinden op https://my.messergroup.com.

De wetgeving terzake vermeldt dat u zoveel originele facturen kunt opslaan als u wenst.

Echter, als u ze afprint, worden het automatisch KOPIEEN. Zie hiervoor ook FAQ nummer 2 aangaande de geldigheid van de electronische factuur.

Kan ik nog een papieren factuur ontvangen van Messer?

Messer is wettelijk verplicht om een back-up systeem te handhaven met papieren facturen. U heeft de keuze om met dit systeem verder te werken. Wij raden de klanten echter sterk aan om hun eigen werkmethodes te optimaliseren en over te schakelen naar het electronisch model om zo ook hun ecologische voetafdruk te verkleinen.

Hoe kan ik mij registreren op het e-invoicing systeem?

Op uw maandelijkse factuur staat een initiële gebruikersnaam en een paswoord vermeld. Wij vragen u contact op te nemen met de Messer verkoopadministratie als u hulp nodig heeft om in te loggen op https://my.messergroup.com

Welke technische infrastructuur gebruikt Messer?

Voor haar facturatie werkt de Messer groep met de firma mySAP. De facturen worden berekend aan de hand van de data die ingevoerd worden bij de leveringen en die beschikbaar worden gesteld in een print spool.

Moeten wij in ons bedrijf ook met electronische facturen werken?

Wij raden u aan om uw werkprocedures te analyseren en af te stemmen op het ontvangen van electronische facturen. Messer zal, in het kader van een toekomstig leveranciersproject, ook aan de leveranciers vragen over te schakelen op electronische facturatie. Dit zal tijd besparen om documenten in te scannen en op te slaan. Wij stellen een electronisch goedkeuringssysteem ter beschikking om de nauwkeurigheid te verbeteren, de kosten te drukken en onze ecologische voetafdruk te verkleinen. Aarzel niet contact met ons op te nemen als u meer informatie wenst omtrent de voordelen van electronisch factureren.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een soort van controlecijfer  om te garanderen dat het originele document niet gewijzigd werd. Voor meer informatie aangaande de handtekening en uitleg over het 'paar handtekeningsleutels' verwijzen wij naar Wikipedia.

Bij Messer maken wij gebruik van een gecertificeerde handtekeningsleutel wat betekent dat de openbare sleutel beschikbaar is op het internet en dat deze is goedgekeurd door een bevoegde instantie. Deze sleutel heeft een vervaldatum; na deze datum moet de sleutel hernieuwd worden. De digitale handtekening wordt bij Messer geactiveerd door middel van de 'private sleutel'. Dit is de tegenhanger van de publieke sleutel en hiermee kan een dubbele verificatie uitgevoerd worden ter bevestiging dat het een originele factuur betreft.

Vooraleer de facturen te versturen, controleert Messer alle handtekeningen en slaat deze op in D3. Ook dit document is on-line beschikbaar en kan gebruikt worden als controlebewijs zelfs als de gecertificeerde sleutel vervallen is.

Wat is een digitale handtekeningverificatie?

Bij Messer maken wij gebruik van een gecertificeerde handtekeningsleutel wat betekent dat de openbare sleutel beschikbaar is op het internet en dat deze is goedgekeurd door een bevoegde instantie. Deze sleutel heeft een vervaldatum; na deze datum moet de sleutel hernieuwd worden. De digitale handtekening wordt bij Messer geactiveerd door middel van de 'private sleutel'. Dit is de tegenhanger van de publieke sleutel en hiermee kan een dubbele verificatie uitgevoerd worden ter bevestiging dat het een originele factuur betreft.

Wat is een digitale codering?

Digitale codering betekent dat de documentgegevens gecodeerd zijn en dat ze enkel kunnen gelezen worden als je over een decoderingssleutel beschikt. Deze technologie wordt zeer vaak gebruikt om bijvoorbeeld vertrouwelijke betalingsgegevens door te sturen van een browser naar een website. Bij het Messer e-invoicing project wordt dit niet gebruikt voor de e-mail codering. Deze codering wordt echter wel toegepast voor de toegang tot  https://my.messergroup.com.

Wat gebeurt er als de ontvanger van de electronische mail afwezig is?

De electronische factuur wordt gestuurd naar de persoon(en) die door u worden opgegeven. Het  'FROM' mailadres is dat van ons centrale Back Office.  Dit e-mail adres kan onmiddellijk gebruikt worden om te antwoorden maar ontvangt ook informatie over 'mail server breakdown', verkeerd mailadres enz. Deze informatie wordt doorgegeven aan onze administratie die hierop kan reageren en de situatie manueel kan rechtzetten.

Voor het geval er zich bij Messer een storing voordoet, hebben wij een back-up systeem ontworpen dat er voor zorgt dat de facturen gegarandeerd opgemaakt en verstuurd worden aan onze klanten.

Wat is https://my.messergroup.com?

https://my.messergroup.com is uw toegang tot  de gepersonaliseerde informatieve website van Messer. Op deze website heeft u de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen, uw opgeslagen documenten te raadplegen en informatie te krijgen over onze meest recente aanbiedingen.

Kan ik meerdere kopieen krijgen van de factuur?

Op https://my.messergroup.com kunt u meerdere namen opgeven van personen die de electronische factuur(en) moeten ontvangen.. Om veiligheidsredenen en in uw eigen belang gebeurt dit niet automatisch en wordt dit dubbel gecheckt door onze administratie.

U kunt van de electronische factuur, in haar huidige vorm, maximum drie kopieën vragen. Heeft u meer dan drie kopieën nodig dan kunt u die downloaden via https://my.messergroup.com of u kunt uw e-mail doorsturen naar die collega's die een kopie willen/moeten ontvangen. Als u uw e-mail automatisch wil laten doorsturen, kunt u de optie van uw e-mail klant (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, ...) gebruiken om een rule-based forwarding aan te maken.

Kan ik zelf bepalen voor wie de electronische factuur bestemd is?

In https://my.messergroup.com kunt u meedelen aan wie de electronische factuur gemaild dient te worden. Om verwarring binnen uw administratie te vermijden kan er slechts één persoon in 'TO' vermeld worden; de andere personen krijgen de mail als 'CC' toegestuurd.