We use cookies to personalize content, provide social media features and analyze traffic to our site. You give your consent to the use of cookies if you continue to use our websites. For more information, please read the page about our privacy policy.
Affichage de contenus web

FAQ E-Invoice

Pourquoi passer à une facturation électronique ?

L'origine du projet 'facturation électronique' de Messer  

La hausse des coûts de l'énergie et la prise de conscience grandissante de notre responsabilité sociale nous incitent à diminuer notre empreinte écologique. Cette diminution est essentielle à nos futures conditions et environnement de travail. L'analyse de nos processus administratifs nous a démontré que nous produisons une pile de papier énorme et que nous consacrons beaucoup de temps et d'énergie au déplacement / transport de ce papier, non seulement dans notre société mais aussi vis-à-vis de nos clients. 
Si nous parlons seulement de notre facturation, il s'agit d'une pile de papier de 500 mètres de hauteur ; pour nos bordereaux de livraison il faut multiplier ce tas par 5. Les méthodes de facturation existantes sont lentes et très sensibles aux erreurs et, ce qui est sûrement plus important encore, nous obligeons nos clients à employer et stocker ce papier. Une raison supplémentaire pour laquelle nous avons mis en place ce projet est que nous souhaitons devenir une société plus efficace avec moins de gaspillage de papier. Notre système e-invoicing est un premier pas vers une méthode de travail améliorée et une utilisation plus raisonnable des ressources naturelles limitées de notre terre.
Sur notre portail web https://my.messergroup.com  nous vous informons des nouveautés concernant les services que nous vous offrons.

Le produit "e-invoice"

Au lieu de vous envoyer votre facture de façon traditionnelle, c'est-à-dire par la poste, les factures seront envoyées directement par e-mail à la (les) personne(s) de votre choix. 
Notre portail web https://my.messergroup.com vous guidera dans le trajet à suivre ; vous aurez la possibilité de changer vos données et il vous sera possible de consulter les documents stockés 24h/24 et 7j/7. Ce portail facilitera également les tâches de notre administration ce qui veut dire que nos collaborateurs auront plus de temps à vous offrir pour un service encore meilleur.

Vos avantages en utilisant le "e-invoicing"

  • Procédure qui assure un envoi plus rapide et plus sûr de vos factures et ceci DIRECTEMENT  à votre service comptabilité
  • Pas d'obligation de traiter la facture immédiatement car l'ensemble de vos factures reste accessible sur https://my.messergroup.com
  • Possibilité de demander facilement plus de données détaillées ou des documents supplémentaires
  • Format XML possible pour l'imputation directe de vos factures dans votre système ERP
  • Stockage électronique facile de vos factures
  • Facilite la communication entre la personne responsable pour l'approbation des factures et le responsable pour le paiement de celles-ci
  • Système de facturation en conformité avec la législation T.V.A.
    • Accès à  http://my.messergroup.com  avec des services supplémentaires comme  :
    • Accès on-line à vos factures
    • 24/7 Possibilité d'actualiser vos données pour être sûr que vos factures soient établies correctement
    • Accès direct aux borderaux de livraison scannés (accélère/facilite les procédures d'approbation)
    • Résumé de votre stock bouteilles
    • Moyen de communication supplémentaire et direct pour poser toutes vos questions concernant la facturation

La facture électronique est-elle légalement acceptée par les services des contributions/T.V.A. ?

L'équivalence entre la facture électronique et la version sur papier est confirmée dans la directive européenne 2006/112/EG. 
Pour les transactions B2B la directive précise que le document doit être signé digitalement.  Les législations nationales complèteront la directive de l'UE avec des conditions particulières de leur pays.
La signature digitale est déjà implémentée dans le projet e-invoicing de Messer.
Messer a même choisi d'utiliser une signature certifiée et de travailler avec une procédure de vérification des documents signés.  Cette manière de travailler garantit une observation stricte des législations les plus restrictives des pays européens et est pour cette raison valable dans tous les pays d'Europe.
Sur https://my.messergroup.com vous pouvez toujours faire un download de votre facture signée digitalement et de la procédure de vérification.
La combinaison de ces deux éléments convaincra les contributions les plus rigoureuses de la validité de la facture électronique.

Combien de fois peut-on imprimer une facture électronique ?

Vous pouvez imprimer autant d'exemplaires de la facture électronique que vous voulez, mais nous vous conseillons de travailler dans votre société de plus en plus par e-mail afin d'accélérer le trajet de traitement et naturellement de réduire votre emprinte écologique.
La législation détermine formellement que l'exemplaire électronique est la facture originale.  La version imprimée est, par définition, une copie de la facture électronique; c'est pourquoi les versions en papier ne doivent pas avoir de mention 'COPIE' .

Que se passe t'il quand nous ne recevons pas la facture électronique ?

Sur https://my.messergroup.com vous pouvez indiquer à qui nous devons envoyer la facture électronique.  Pour des raisons de sécurité et pour vos propres besoins ceci ne se passe pas automatiquement.  Notre administration vérifie une deuxième fois si le destinataire est correct.
La facture électronique sera envoyée à la personne(s) indiquée(s) par vous.  L'adresse 'FROM' est l'adresse de notre back office central.  Cela veut dire que cette adresse sera utilisée pour répondre aux mails mais également que toute information concernant des pannes ou des mails qui ne sont pas correctement envoyés est communiquée à notre back office.  Nous prendrons les mesures nécessaires pour résoudre le problème.
Au cas où il y aurait une panne chez Messer, nous avons développé un système de back-up qui prévoit que les factures soient rédigées et envoyées aux clients.

Que faut il faire quant on perd la facture électronique ?

Vous pouvez toujours retrouver la facture sur https://my.messergroup.com. La législation prévoit que vous pouvez stocker autant de factures que vous voulez. Cependant, les factures imprimées deviennent automatiquement des COPIES.

Est-il encore possible de recevoir une facture imprimée de Messer ?

Messer est légalement obligé de maintenir un système de back-up des factures papier. Vous avez le choix de travailler encore avec ce système dans le futur. Nous conseillons néanmoins à nos clients de passer au système électronique afin de réduire leur empreinte écologique.

Comment puis m'enregistrer sur le système e-invoicing ?

Sur votre facture mensuelle vous trouverez un login (numéro de client) et un mot de passe temporaire personnalisé.
Nous vous recommandons de prendre contact avec notre Back Office (service administration des ventes) si vous souhaitez de l'aide pour vous inscrire. https://my.messergroup.com

Pour la France : backoffice.fr@messergroup.com

Quelle infrastructure technique utilise Messer ?

Messer travaille pour sa facturation avec la société mySAP. Les factures seront calculées sur base des données imputées lors des livraisons et qui sont disponibles dans un print spool (Simultaneous Peripheral Operation On Line : fichier d'édition envoyé vers un périphérique d'impression).  Si votre société est enregistrée comme destinataire du e-invoice, la facture sera prise de la liste des factures à imprimer, transférée vers un spool de signature, signée digitalement, contrôlée et envoyée au destinataire.  Une copie digitale est envoyée vers notre système d'archivage D3. Via https://my.messergroup.com vous aurez un accès direct au système d'archivage D3 où vous pourrez consulter vos factures on-line.
Les options spécifiées dans votre profil ont été contrôlées par notre administration des ventes et transférées automatiquement dans le système mySAP. Compte-tenu du fait que toutes les données sont centralisées, le nombre d'erreurs possibles sera diminué et vous pouvez être sûr de recevoir une facture correcte.

Devons nous également travailler avec une facturation électronique ?

Nous vous conseillons d'analyser vos procédures de travail et de les adapter à la réception de factures électroniques. 
Dans le cadre de nouveaux projets avec ses fournisseurs, Messer leur demandera de passer à une facturation électronique. Ainsi, Messer n'aura plus de documents à scanner et/ou à stocker. Un système d'approbation électronique sera ultérieurement ajouté afin d'améliorer la précision, diminuer les coûts et réduire notre empreinte écologique.
N'hésitez pas à nous contacter si vous voulez plus d'informations concernant les avantages de la facturation électronique.

Qu'est ce qu'une signature digitale ?

Une signature digitale est une sorte de chiffre de contrôle qui garantit qu'il n'y a pas eu de changements au document original.
Pour plus d'information à ce sujet (signature et pair de clefs de signature) vous pouvez consulter Wikipedia.
Chez Messer nous utilisons une clef de signature certifiée ce qui veut dire que la clef publique est disponible sur internet et qu'elle est approuvée par une instance agréée.  Cette clef a une date d'échéance; après cette date la clef doit être renouvellée. La signature digitale est activée chez Messer par 'une clef privée'.
Celle-ci est la contrepartie de la clef privée avec laquelle une deuxième vérification peut être effectuée comme confirmation définitive qu'il s'agit d'une facture originale.
Avant d'envoyer les factures, Messer vérifiera toutes les signatures. Après, les signatures sont stockées dans le système D3.  Ce document est disponible on-line et peut être utilisé comme preuve de contrôle même si la clef certifiée est expirée.

Qu'est-ce qu'une vérification d'une signature digitale ?

Chez Messer nous utilisons une clef de signature certifiée, ce qui signifie que la clef publique est disponible sur internet et qu'elle est approuvée par une instance agréée. Cette clef a une date d'échéance ; après cette date, la clef doit être renouvellée. La signature digitale est activée chez Messer par 'une clef privée'.
La clef privée permet d'effectuer une deuxième vérification pour confirmer définitivement qu'il s'agit d'une facture originale..

Un codage digital, ça veut dire quoi ?

Codage digital veut dire que les données des documents sont codées et que seule la personne qui a la clef de décodage est capable de les lire.  Cette technologie est souvent utilisée pour l'envoi de données de paiement confidentielles d'un browser vers un site web.  Chez Messer ce codage est appliqué pour avoir accès sur https://my.messergroup.com.

Qu'est-ce qui se passe quand le destinataire de la facture électronique est absent ?

La facture électronique sera envoyée à la personne(s) indiquée(s) par vous.  L'adresse 'FROM' est l'adresse de notre back office central.  Cela veut dire que cette adresse sera utilisée pour répondre aux mails mais également que toute information concernant des pannes ou des mails qui ne sont pas correctement envoyés est communiqué à notre back office.  Cette information sera transmise à notre administration qui peut prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème.
Au cas où il y aurait une panne chez Messer, nous avons développé un système de back-up qui prévoit que les factures seront rédigées et envoyées aux clients.

C'est quoi https://my.messergroup.com ?

https://my.messergroup.com  est votre accès internet vers le portail web informatif et personnalisé de Messer. Sur ce portail vous avez la possibilité de modifier vos données, de consulter vos documents stockés et d'avoir plus d'informations concernant nos offres les plus récentes.

Pouvons-nous recevoir plusieurs copies de la facture ?

Sur https://my.messergroup.com vous pouvez mettre plusieurs noms de personnes qui doivent recevoir les factures électroniques. Pour des raisons de sécurité et pour vos propres besoins ceci ne se passe pas automatiquement.  Notre administration vérifie une deuxième fois si le destinataire est correct.
Dans sa forme actuelle, vous pouvez demander au maximum 3 copies de la facture électronique.  Si vous avez besoin de plus d'exemplaires, vous pouvez faire un download de https://my.messergroup.com  ou vous pouvez envoyer votre mail avec la facture en annexe à vos collègues.  Si votre mail doit être envoyé automatiquement vous pouvez utiliser l'option de votre e-mail client (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, ...) et travailler avec un 'rule-based forwarding'.

Puis-je déterminer à qui la facture doit ètre envoyée ?

Sur https://my.messergroup.com  vous pouvez indiquer à qui nous devons envoyer la facture électronique.  Afin d'éviter des confusions dans votre administration, le mail 'TO' est destiné à une seule personne. Les autres destinataires seront mis en copie 'CC'.