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FAQ E-Factura

¿Porqué e-factura o factura electrónica?

La "e-factura"

Las facturas ya no serán enviadas por la vía postal habitual, sino a través de correo electrónico, directamente a las personas que usted nos indique dentro de su empresa. Puede elegir el formato del correo electrónico y solicitar, además, documentos adicionales o detalles en los correos electrónicos. En nuestra página web www.messergroup.com/service será guiado a través de la creación de perfiles y además, allí dispondrá de la posibilidad de modificar datos y podrá tener siempre  el acceso on-line a los documentos guardados. Gracias a la página web, el personal del Departamento  Comercial deberá gestionar menos documentos en papel y, de esta forma, dispondrá de más tiempo para dar un buen servicio al cliente.

Ventajas de la "e-factura"

  • Transmisión más rápida y segura de las facturas.
  • Usted decide quién recibirá, junto al destinatario principal del envío, una copia de forma automática, esto facilitará la rápida contabilización de las mismas.
  • No necesitará guardar facturas en papel en su empresa, ya que las facturas permanecerán disponibles bajo www.messergroup.com/service.
  • De forma opcional, podrá obtener otros detalles en las facturas u otros documentos adicionales.
  • De forma opcional puede solicitar el formato XML, con el que puede integrar las facturas directamente en su sistema de gestión (ERP).
  • Archivo electrónico sencillo de las facturas.
  • Sistema certificado de facturación, que responde a la legislación del I.V.A.
  • Acceso al portal My Messer Portal con muchos servicios adicionales como por ejemplo:
    • Acceso on-line a sus facturas las veinticuatro horas del día
    • Posibilidad de modificar sus datos comerciales para la correcta facturación
    • Rápido resumen del stock de sus envases
    • Canal adicional directo de comunicación para todas las cuestiones relativas a sus facturas

¿Aceptan las autoridades tributarias las e-facturas?

En la directiva comunitaria 2006/112/CEconfirma la equivalencia de las e-facturas y las de papel. Para las transacciones que se produzcan entre empresas, la directiva dispone que los documentos deben llevar una firma digital. El derecho nacional amplía la directiva de la UE con las disposiciones propias de cada país.

En el proyecto e-factura de Messer se ha aplicado dicha firma de documentos. Messer incluso ha optado por una firma certificada y un protocolo para la verificación de documentos firmados. De esta forma, la solución ofrecida por Messer responde incluso a las disposiciones de las leyes nacionales más restrictivas en Europa y, por lo tanto, es admitida en todos los países europeos.

En messergroup.com podrá descargar en todo momento las facturas originales provistas de firma digital así como los protocolos de verificación. La combinación de ambos elementos acredita la validez necesaria frente a las autoridades tributarias.

¿Cuantas veces puedo imprimir una factura electrónica?

Puede imprimir las facturas electrónicas tantas veces como desee. Pero le recomendamos la utilización del e-mail, con el fin de mejorar también sus emisiones de CO2 y la racionalización del proceso de datos.
La ley establece claramente, que la versión electrónica es el original. Si la imprime obtendrá, por definición, una copia de la factura original. Por lo tanto, no existe la necesidad de marcar las facturas electrónicas como copias.

¿Qué ocurre si una factura electrónica no llega?

En www.messergroup.com/service determinará qué personas deben recibir las e-facturas. Por motivos de seguridad y por su propio interés, este proceso no se realizará de forma automática, sino que será supervisado por nuestro Departamento de Facturación.

Las e-facturas serán enviadas a las personas indicadas por usted. El remitente de los correos electrónicos será la dirección de correo electrónico de nuestro Departamento de Facturación. Igualmente sus respuestas podrán ser dirigidas directamente a esa dirección de correo electrónico. Nuestro Departamento actuará conforme a las solicitudes recibidas y solucionará las incidencias de forma personalizada y con la máxima rapidez.

También la información relativa al fallo de servidores, la ausencia del destinatario, etc. será dirigida a esta dirección. En caso de que exista un fallo del sistema de Messer, garantizamos que las facturas serán emitidas y remitidas a nuestros clientes con el procedimiento Backup establecido.

¿Qué ocurre cuando se pierde una factura electrónica?

Puede descargar la factura original en todo momento desde www.messergroup.com/service. La Ley establece que puede archivar tantas facturas originales de forma electrónica como desee. Pero tan pronto las imprima, se convertirán en copias.

¿Puedo seguir obteniendo facturas en formato papel de Messer Ibérica?

Messer está obligada legalmente a facilitar las facturas en papel si eso fuese necesario y podrá hacer uso de ello a su elección. Sin embargo, recomendamos a nuestros clientes que optimicen sus propios procesos internos y que nos ayuden a mejorar el balance de CO2.

¿Cómo puedo registrarme?

Con la recepción de su primera e-factura recibirá un correo adjunto informándole de su nombre de usuario y clave de acceso para llevar a cabo su registro de alta  en nuestra pagina web www.messergroup.com/service. En caso de que necesite ayuda para darse de alta, rogamos se ponga en contacto con nuestro Departamento de Facturación de Messer.

¿Qué infraestructura técnica utiliza Messer?

Para su facturación, el grupo Messer confía en mySAP Enterprise. Las facturas se calculan sobre la base de los datos que son introducidos en el marco del proceso de entregas y puestas a disposición de los productos, en una impresión spool. Si su empresa consta registrada como receptor de correos electrónicos, las facturas serán extraídas del proceso de envío físico, transferidas a un pool de firma, firmadas de forma digital, verificadas y remitidas al destinatario. Además, se guardará respectivamente una copia digital en nuestro sistema de archivo d.3. A través de www.messergroup.com/service tendrá acceso directo al sistema de archivo d.3 y podrá consultar sus facturas on-line.

¿Debería utilizar también facturas electrónicas en mi empresa?

Le recomendamos que analice los procesos internos en su empresa y los adecue para la recepción de las e-facturas. En el marco de un proyecto futuro con nuestros proveedores, también se ha instado a éstos a que procedan a la adaptación que permita la recepción de facturas electrónicas. De esta forma, no será necesario escanear tantos documentos o guardarlos en formato papel. Además, pondremos a disposición un workflow electrónico de autorización. Ello conducirá a una mayor exactitud, una reducción de costes y una mejora de nuestro balance de CO2. Nos será grato recibir informaciones de su parte acerca de las ventajas de las e-facturas.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es una especie de "prueba de verificación" que indica que un documento original no ha sido manipulado. Obtendrá más información sobre certificaciones y claves en la red, por ejemplo en  Wikipedia.
En Messer, utilizamos como firma una clave certificada. Es decir, que la clave pública es accesible a través de Internet y ha sido certificada por una entidad autorizada. Esta clave tiene establecida una fecha de caducidad en la cual deberá ser renovada.
La firma digital es generada por Messer con ayuda de una "clave privada" que corresponde a la "clave pública". Con la clave pública podrá comprobar (verificación), si el respectivo documento es el original.
Antes de la remisión, Messer verifica la firma de todos los documentos y conserva el acta en  el archivo D3. Este acta también está disponible online y puede ser utilizada como comprobante de verificación, aún cuando la clave certificada haya caducado.
 

¿Cómo funciona la verificación de una firma digital?

Aquí existen distintas posibilidades:

En primer lugar, en www.messergroup.com/service obtendrá, junto a las facturas, los protocolos para la comprobación de la firma, que han sido generados por un proveedor acreditado.

En caso de que desee comprobar la firma usted mismo, puede proceder a ello directamente en un portal on-line de firmas o directamente en Adobe Reader.


1. Comprobación on-line
Existen distintos proveedores que ponen a disposición este servicio de forma gratuita y son fácilmente localizables a través de buscadores – término de búsqueda por ejemplo "Comprobación firma online" (son ejemplos, bajo reserva:
www.signature-check.de o https://www.dtrustprokura.de/PublicVerification.aspx ).


2. Comprobación de firma mediante Adobe Reader (a partir de la versión 8.0).
Mediante un documento, de cuya autenticidad no quepa duda alguna (por ejemplo tras una comprobación on-line), se podrá programar fácilmente el Adobe Reader para una comprobación de firmas:
 

2a) ¿Qué se debe hacer antes de la primera comprobación de firmas?

Actualmente Adobe Reader, lamentablemente, no reconoce los certificados de las compañías  certificadoras acreditativas (CA, Certification Authority) en estado de ser entregados. En consecuencia, una comprobación de firma con un Adobe Reader 8.0 de nueva instalación daría como resultado que la validez de la firma y la identidad del firmante son desconocidas. Por lo tanto, antes de la comprobación de la firma es necesario calificar el certificado como fiable.
En este marco también podrá clasificar un certificado como fiable, calificando como fiable el certificado mismo o un certificado superpuesto como certificado raíz. Cuando califique un certificado raíz como fiable, todos los certificados emitidos por este punto de certificación serán considerados como fiables de forma automática.
En este sentido, las firmas de las facturas de Messer se basan, entre otras, en un certificado de telesec (www.telesec.de). Recomendamos programar este certificado como certificado raíz fiable (denominado "trusted-root") como sigue.
Abra su factura con Adobe Reader y seleccione en el lado izquierdo el símbolo bordeado en rojo.

Entonces se abrirá la siguiente ventana:

 

Pulse el botón derecho del ratón y seleccione "Show Signature Properties".

De esta forma, se seleccionará el certificado que confirma la autenticidad de la firma.

Después, seleccione "Show Certificate", es decir, "mostrar certificado". Entonces aparecerá esta ventana. Ahora es necesario "Confiar" en este certificado (lado izquiero SLM24…. ). Por lo tanto, pulse "Trust"

En la siguiente ventana deberá pulsar "Add to Trusted Identities", es decir, incluir el certificado en las identidades fiables.

En la siguiente ventana deberá confirmar con OK.

Ahora se abrirá la siguiente ventana: en la parte superior bordeada en rojo, podrá ver los detalles de la certificación.

Rogamos pulse sobre los campos bordeados en rojo:

Ahora pulse "OK" y cierre la ventana.
De esta forma ha añadido el certificado a las identidades fiables. Los certificados sólo tienen una duración determinada. Cuando exista un certificado nuevo, se deberán repetir los pasos arriba indicados.
El resultado según se muestra en la ventana le asegura que la firma es válida y que tras la inclusión de la certificación no ha sido modificada o dañada.
 
2b) ¿Cómo supervisará la firma de la factura?
Tras haber realizado una vez los pasos arriba indicados, ahora podrá controlar la validez de la firma electrónica de forma sencilla para cada factura posterior con Adobe Reader.
Pulse con el botón derecho del ratón sobre:

Y después sobre "Validate Signature" (comprobar firma).Entonces verá esta pantalla. En ella pulse sobre "Signature Properties".

El resultado según se muestra en la pantalla le asegura que la firma es válida y que tras la instalación del certificado la firma no ha sido modificada o dañada.
 

¿Qué significa la codificación digital?

La codificación digital significa que los datos de un documento están codificados y sólo pueden ser leídos cuando se disponga de la clave para su descodificación. Esta tecnología se utiliza generalizadamente, por ejemplo, mediante la misma se remiten datos para pagos desde el navegador a una página Web. En el proyecto e-factura de Messer no se codifican los e-mails. sin embargo, el acceso a www.messergroup.com/service está codificado.

¿Qué ocurre cuando el destinatario de un e-mail está ausente?

Las facturas electrónicas son remitidas a la persona por usted indicada a través de una dirección de e-mail centralizada del Departamento de Administración. Las respuestas a los mismos se podrán enviar a esta dirección e-mail. Las informaciones relativas a las averías de servidores de e-mails, a la ausencia de los destinatarios etc. serán enviadas a esta dirección. Nuestra administración interna estará informada  y solventará las correspondientes incidencias de forma manual.
En caso de que exista un fallo en el sistema de Messer, garantizamos que las facturas serán emitidas y remitidas a nuestros clientes mediante el procedimiento Backup establecido.

¿Qué es www.messergroup.com/service?

A través de www.messergroup.com/service tiene acceso a la página personalizada de información de Messer. Allí podrá modificar los parámetros de su perfil, consultar su archivo de documentos y descargar información acerca de las ofertas más actuales de servicios.

¿Puedo obtener varios ejemplares de una factura electrónica?

Bajo www.messergroup.com/service podrá determinar las personas que puedan obtener una e-factura. Por motivos de seguridad y en su propio interés, este procedimiento no se llevará a cabo de forma automática, sino que será revisado por nuestro Departamento de Facturación. En la versión actual se pueden solicitar hasta tres destinatarios de la factura electrónica (una vez "Para" y hasta dos destinatarios en  "CC"). Si necesita más facturas, podrá descargarlas a través de www.messergroup.com/service o sencillamente reenviar el correo electrónico a las personas que necesiten un ejemplar. En caso de que desee automatizar el reenvío, con ayuda de la respectiva opción en E-Mail-Client (Outlook, Outlook Express, Thunderbird etc.) podrá generar un reenvío del fichero.

¿Puedo determinar quién puede tener acceso a una factura electrónica?

Bajo www.messergroup.com/service podrá determinar las personas que puedan tener acceso para recibir una e-factura. Con el fin de no generar confusión a la recepción de la misma, los respectivos correos electrónicos deberán ser dirigidos sólo a una persona (PARA:). Las demás se indicarán en CC.