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FAQ E-Invoice

Warum elektronische Rechnungen?

Bei der Analyse unserer Verwaltungsprozesse ist uns klar geworden, dass wir eine riesige Menge an Papier produzieren und eine beträchtliche Energiemenge für den Transport von Geschäftspapieren in unserem Unternehmen und zu unseren Kunden verbrauchen. Allein unsere Rechnungen beispielsweise entsprechen jährlich einem 500 Meter hohen Stapel, unsere Lieferscheine ergeben einen fünf Mal höheren Berg und so weiter. Die bestehenden Prozesse sind schwerfällig und potenziell fehleranfällig.

Die „E-Rechnung"
Rechnungen werden nicht mehr auf dem herkömmlichen Postweg geschickt, sondern per E-Mail direkt an die Personen übermittelt, die Sie innerhalb Ihres Unternehmens benennen. Auf unserer Website http://my.messergroup.com können Sie diese Daten ändern und haben Rund-um-die-Uhr-Onlinezugriff auf archivierte Dokumente.

 Vorteile der „E-Rechnung"

  • Schnellere und sichere Übermittlung der Rechnungen DIREKT an Ihre Buchhaltung
  • Sie entscheiden wer neben dem eigentlichen Rechnungsempfänger automatisch eine Kopie erhält. Dies vereinfacht z.B. die Rechnungsprüfung in Ihrem Haus
  • Es ist nicht mehr nötig, Papierrechnungen in Ihrem Unternehmen aufzubewahren, da die Rechnungen unter https://my.messergroup.com verfügbar bleiben
  • Wahlweise XML-Format, damit Sie die Rechnungen direkt in Ihr ERP-System integrieren können
  • Einfache elektronische Speicherung der Rechnungen
  • Zertifiziertes Fakturierungssystem, das dem Umsatzsteuergesetz entspricht
  • Zugriff auf das My Messer Portal mit vielen Zusatzservices wie etwa:
    • Rund-um-die-Uhr-Onlinezugriff auf Ihre Rechnungen
    • Möglichkeit, Ihre Geschäftsdaten zur korrekten Fakturierung Ihres Unternehmens zu ändern
    • Zusätzlicher direkter Kommunikationskanal für alle Fragen zu Rechnungen

Akzeptiert das Finanzamt elektronische Rechnungen?

In der EU-Richtlinie 2006/112/EG wird die Gleichstellung von elektronischen und Papierrechnungen bestätigt. Für Transaktionen zwischen Unternehmen legt die Richtlinie fest, dass die Dokumente digital signiert sein müssen. Das nationale Recht ergänzt die EU-Richtlinie um länderspezifische Bestimmungen.

Messer hat sich für eine zertifizierte Signatur und ein Protokoll für die Verifizierung signierter Dokumente entschieden. Dadurch erfüllt die Messer Lösung alle nationalen Gesetze in Europa und ist daher in allen europäischen Ländern zulässig.

Wie oft kann ich eine elektronische Rechnung ausdrucken?

Elektronische Rechnungen können Sie beliebig oft ausdrucken. Aber natürlich empfehlen wir dringend, Ihre interne Verwaltung per E-Mail abzuwickeln, um Ihre CO2-Bilanz ebenfalls zu verbessern und den Verarbeitungsvorgang zu beschleunigen.

Das Gesetz legt eindeutig fest, dass die elektronische Fassung das Original ist. Wenn Sie sie ausdrucken, erhalten Sie per Definition eine Kopie der Originalrechnung. Daher besteht keine Notwendigkeit, die elektronischen Rechnungen als Kopie zu kennzeichnen.

Was geschieht, wenn eine elektronische Rechnung nicht ankommt?

Unter https://my.messergroup.com können Sie die Personen festlegen, die eine elektronische Rechnung erhalten sollen. Aus Sicherheitsgründen und in Ihrem Interesse erfolgt dieser Vorgang nicht automatisch, sondern wird durch unsere interne Verwaltung geprüft.

Die elektronischen Rechnungen werden an die von Ihnen angegebenen Personen gesendet. Als Absenderadresse der E-Mails dient die zentrale E-Mail-Adresse unseres Innendienstes. Antworten können direkt an diese E-Mail-Adresse gerichtet werden. Informationen zum Ausfall von Mail-Servern, zur Abwesenheit des Adressaten usw. gehen ebenfalls an diese Adresse. Unser Büro empfängt die Antworten, reagiert darauf und behebt manuell das jeweilige Problem.

Was geschieht, wenn eine elektronische Rechnung verloren geht?

Die Originalrechnung können Sie jederzeit unter https://my.messergroup.com abrufen.

Hier finden Sie die elekronisch signierte Rechnung und das Protokoll zur Überprüfung der Signatur.

Kann ich von Messer nach wie vor Papierrechnungen erhalten?

Messer ist gesetzlich dazu verpflichtet, einen Prozess mit Papierrechnungen zu unterhalten. Hiervon können Sie wahlweise weiterhin Gebrauch machen. Allerdings raten wir den Kunden dazu, die eigenen internen Prozesse zu optimieren und an der Verbesserung der CO2-Bilanz mitzuwirken.

Wie kann ich mich registrieren?

Bitte wenden Sie sich an den Vertrieb von Messer. Ihren Ansprechpartner finden Sie, wie bisher, auf Ihrer Rechnung.

Welche technische Infrastruktur nutzt Messer?

Die Messer Gruppe vertraut für ihre Fakturierung auf mySAP Enterprise. Die Rechnungen werden anhand der Daten kalkuliert, die während des Liefervorgangs eingegeben werden, und in einer Druck-Spool zur Verfügung gestellt. Wenn Ihr Unternehmen als E-Mail-Empfänger registriert ist, werden die Rechnungen der physischen Druckwarteschlange entnommen, in eine Signier-Spool transferiert, digital signiert, verifiziert und an den Empfänger gesendet. Außerdem wird jeweils eine digitale Kopie in unserem d.3-Archivierungssystem abgelegt. Über https://my.messergroup.com haben Sie direkten Zugriff auf das d.3-Archivierungssystem und können Ihre Rechnungen online einsehen.

Sollte ich in meinem Unternehmen ebenfalls elektronische Rechnungen verwenden?

Wir raten Ihnen, die internen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu analysieren und sie auf den Empfang elektronischer Rechnungen auszurichten. Ebenso fordert Messer auch seine Lieferanten zur Umstellung auf elektronische Rechnungen auf. Dadurch müssen weniger Dokumente gescannt oder in Papierform aufbewahrt werden. Zudem erfolgt der Freigabeprozess für Lieferantenrechnungen bei Messer ebenfalls elektronisch. All dies führt zu einer höheren Genauigkeit, zur Senkung der Kosten und zur Verbesserung unserer CO2-Bilanz. Wir freuen uns, wenn Sie uns über die Vorteile elektronischer Rechnungen informieren.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur stellt eine Art „Prüfsumme" dar, die gewährleistet, dass ein elektronisches Originaldokument nicht manipuliert worden ist. Weitere Informationen zu Signaturen und Signaturschlüsselpaaren finden Sie z.B. bei Wikipedia.

Bei Messer benutzen wir einen zertifizierten Signaturschlüssel. Das heißt, dass der öffentliche Schlüssel im Internet verfügbar ist und durch eine autorisierte Stelle beglaubigt wurde. Dieser Schlüssel verfügt über ein bestimmtes Ablaufdatum, danach muss er erneuert werden.

Die digitale Signatur wird von Messer mithilfe des „privaten Schlüssels" generiert, der zu dem „öffentlichen Schlüssel" gehört. Mit dem öffentlichen Schlüssel können Sie nachprüfen (Verifizierung), ob es sich bei dem jeweiligen Dokument um das Original handelt.

Vor der Übermittlung verifiziert Messer die Signatur aller Dokumente und speichert das Protokoll im d.3-Archiv. Dieses Protokoll ist auch online verfügbar und kann als Verifizierungsnachweis benutzt werden, selbst wenn der zertifizierte Schlüssel abgelaufen ist.

Wie funktioniert die Verifizierung einer digitalen Signatur?

Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Zunächst erhalten Sie auf https://my.messergroup.com neben den Rechnungen auch die Prüfprotokolle der Signaturprüfung, die von einem Dienstleister erstellt worden sind. Wenn Sie die Signaturprüfung selbst nachvollziehen wollen, dann können Sie dies entweder in einem online-Signaturpotal  oder direkt im Adobe reader tun.

 

1. Online Prüfung

Hier gibt es verschiedene Anbieter, die den Dienst kostenlos zur Verfügung stellen und leicht über Suchmaschinen zu finden sind - Suchbegriff z.B. "Signaturprüfung online" (Beispiele ohne Gewähr sind:
www.signature-check.de oder https://www.dtrustprokura.de/PublicVerification.aspx

2. Signaturprüfung mit Hilfe vom Adobe Reader(ab Version 8.0).

 

Mit einem Dokument an deren Echtheit Sie keinen Zweifel haben (z.B. nach einer online-Prüfung), kann man den Adobe reader leicht für die Signaturprüfung einrichten:

2a) Was müssen Sie vor der ersten Signaturprüfung tun?

Dem Adobe Reader sind die Zertifikate der akkreditieren Zertifizierungsinstanzen (CA, Certification Authority) im Auslieferungszustand derzeit leider nicht bekannt. Deshalb würde eine Signaturprüfung mit einem neu installierten Adobe Reader 8.0 zu dem Ergebnis führen, dass die Gültigkeit der Signatur und die Identität des Unterzeichners unbekannt sind. Vor der Überprüfung der Signatur muss das Zertifikat daher zunächst als vertrauenswürdig eingestuft werden.

Sie können dabei ein Zertifikat auch als vertrauenswürdig einstufen, indem Sie das Zertifikat selbst oder ein übergeordnetes Zertifikat als sog. Stammzertifikat als vertrauenswürdig einstufen. Wenn Sie ein Zertifikat als Stammzertifikat als vertrauenswürdig einstufen, werden automatisch alle Zertifikate, die von dieser Zertifizierungsstelle ausgegeben werden, als vertrauenswürdig eingestuft.

 

 

Die Signaturen der messer-Rechnungen beruhen dabei u.a. auf einem Zertifikat der telesec (www.telesec.de). Wir empfehlen, dieses Zertifikat als vertrauenswürdiges Stammzertifikat (sos. „trusted-root") wie folgt einzurichten.

Öffnen Sie Ihre Rechnung mit dem Adobe Reader und wählen Sie auf der linken Seite das rot umrandete Symbol.

 

Dann geht dieses Fenster auf:

Hier klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen dann „Show Signature Properties".

Das Zertifikat, das die Echtheit der Signatur bestätigt, wird hier ausgewählt.

 

Danach wählen Sie bitte „Show Certificate"Zertifikat anzeigen.  Dann erscheint dieses Fenster. Diesem Zertifikat (linke Seite SLM24….) muss nun „vertraut" werden. Deshalb klicken sie auf „Trust".

Im folgenden Fenster klicken Sie bitte auf „Add to Trusted Identies", um das Zertifikat zu den vertrauenswürdigen Identitäten hinzuzufügen.

In der nächsten Ansicht bestätigen Sie bitte mit ok.

Nun geht dieses Fenster auf: Im oberen rot umrandeten Bereich können Sie die Zertifizierungs-Details erkennen.

Klicken Sie bitte die rot umkreisten Felder an:

Klicken Sie nun auf „OK" und schließen den Bereich.

Sie haben nun das Zertifikat zu ihren vertrauenswürdigen Identitäten hinzugefügt. Die Zertifikate haben immer nur eine bestimmte Laufzeit. Wenn es nun ein neues Zertifikat gibt, müssen die oben genannten Schritte wiederholt werden.

Das Ergebnis lt. Fenster versichert Ihnen, dass die Unterschrift gültig ist sowie nach dem Anbringen der Zertifizierung nicht verändert oder beschädigt wurde.

 

2b) Wie überprüfen Sie die Rechnungssignatur?

Nachdem Sie die oben erläuterten Schritte einmalig durchgeführt haben, können Sie nun die Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur leicht für jede weitere Rechnung mit dem Adobe Reader kontrollieren.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf:

Und dann auf „Validate Signature" (Unterschrift prüfen). Dann sehen Sie diesen Bildschirm. Hier klicken Sie auf „Signature Properties"

Das Ergebnis lt. Fenster versichert Ihnen, dass die Unterschrift gültig ist sowie nach dem

Anbringen der Signatur nicht verändert oder beschädigt wurde.

Was bedeutet digitale Verschlüsselung?

Digitale Verschlüsselung heißt, dass die Daten eines Dokuments verschlüsselt sind und nur gelesen werden können, wenn Sie über den Schlüssel zu deren Entschlüsselung verfügen. Diese Technologie ist weit verbreitet, zum Beispiel werden damit sensible Zahlungsdaten vom Browser an eine Website gesendet. Beim E-Invoice-Projekt von Messer werden keine E-Mails verschlüsselt. Der Zugang zu https://my.messergroup.com ist hingegen verschlüsselt.

Was geschieht, wenn der Empfänger einer E-Mail abwesend ist?

Die elektronischen Rechnungen werden über eine zentrale E-Mail-Adresse des Back Office an die von Ihnen angegebenen Personen gesendet. Antworten können direkt an diese E-Mail-Adresse gerichtet werden. Informationen zum Ausfall von Mail-Servern, zur Abwesenheit des Adressaten usw. gehen ebenfalls an diese Adresse. Unsere interne Verwaltung reagiert darauf und behebt manuell das jeweilige Problem.

Änderungen von E-Mail Adressen oder der Wechsel von Empfängern können Sie jederzeit auf https://my.messergroup.com vornehmen.

Was ist https://my.messergroup.com?

Über https://my.messergroup.com  haben Sie Zugriff auf die personalisierte Informations-Website von Messer. Dort können Sie:

  • E-Mail Empfänger für Rechnungen von Messer festlegen oder ändern.
  • Generelle Angaben Ihrer Firma ändern oder korrigieren.
  • Ihr Dokumentenarchiv einsehen

... und Informationen zu den neuesten Serviceangeboten abrufen.

 

Aus Sicherheitsgründen und in Ihrem Interesse erfolgt dieser Vorgang nicht automatisch, sondern wird durch unsere interne Verwaltung nachgeprüft. Es können bis zu drei Exemplare der elektronischen Rechnung angefordert werden (einmal "An" und bis zu zwei "CC" Exemplare).

Kann ich festlegen wer eine Rechnung bekommen soll?

Unter https://my.messergroup.com können Sie die Personen festlegen, die eine elektronische Rechnung erhalten sollen. Aus Sicherheitsgründen und in Ihrem Interesse erfolgt dieser Vorgang nicht automatisch, sondern wird durch unsere interne Verwaltung nachgeprüft. Es können bis zu drei Exemplare der elektronischen Rechnung angefordert werden (einmal "An" und bis zu zwei "CC" Exemplare).

Wie lange müssen elektronisch Rechnungen aufbewahrt werden?

Da die elektronische Rechnung zu 100% der Papierrechnung entspricht, gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen.