Webový obsah - zobrazení

FAQ E-Invoice

Vývoj projektu elektronické fakturace ve společnosti Messer Technogas s. r. o.

Abychom i v budoucnu byli úspěšní, bylo nezbytné zaměřit se nejen na snižování energetických nákladů, ale také převzít určitou společenskou odpovědnost velkých společností na zlepšení našeho životního prostředí.

Po analýze řídících procesů v naší společnosti nám bylo jasné, že produkujeme obrovské množství papíru a vynakládáme hodně energie na oběh obchodních a účetních dokladů v naší společnosti. Naše faktury za jediný rok například představují kopu papíru vysokou 500 metrů, naše dodací listy představují horu 5x vyšší a tak bychom mohli pokračovat dále.

Všechny tyto procesy jsou těžkopádné a potenciálně chybové. Co je horší, zatěžujeme naše zákazníky mnoha papíry, které musí u sebe nejen zpracovat, ale i skladovat a archivovat.

To je důvod, proč jsme začali s projektem, který má oběma stranám přinést výhody a úspory ve spotřebě papíru. Náš projekt elektronické fakturace představuje mezník pro lepší řízení a zodpovědný přístup ke spotřebě omezených zdrojů naší planety.

Na webové stránce http://my.messergroup.com Vám nabízíme novou funkci, kterou chceme rozšířit nabídku našich služeb. 

E-Invoicing "E-Fakturace"

V projektu elektronické fakturace nebudou faktury dále posílány prostřednictvím pošty, ale prostřednictvím e-mailové komunikace, přímo na osobu, která odpovídá za jejich zpracování.

Výhody "E-Fakturace"
•rychlejší a bezpečnější oběh faktur na zpracování, přímo do vaší účtárny
•sami se rozhodnete, kdo kromě hlavního příjemce elektronické faktury obdrží do své e-mailové schránky automaticky kopii této faktury; to zjednodušuje například kontrolu faktur přímo z domu apod., (je možné zasílat elektronické doklady na tři e-maily)
•není více potřeba uskladňovat faktury v papírové formě ve vaší společnosti, faktury v elektronické formě se lépe archivují, a navíc jsou dostupné prostřednictvím http://my.messergroup.com
•naše elektronická fakturace probíhá v certifikovaném fakturačním systému, který je v souladu s platnou legislativou, účetní i daňovou

Jsou e-faktury akceptované finančním úřadem?

Směrnice 2006/112/EG elektronických a papírových faktur je hodnota elektronické faktury rovnocena papírové. Pro transakce mezi společnostmi je stanoveno, že dokumenty musí mít elektronický podpis. Národní právo doplňuje tuto EU směrnici o specifické národní ustanovení.

Společnost MESSER se rozhodla pro certifikovaný podpis a protokol, který ověřuje pravost dokumentu. Jedná se o takzvaný kvalifikovaný podpis.  Tímto splňuje společnost MESSER  ustanovení restriktivních evropských zákonů.

Na webových stránkách my.messergroup.com můžete kdykoliv získat jak originální faktury s elektronickým podpisem tak i ověřovací protokoly. Tato kombinace je dostatečná pro Finanční úřad.

Jak často mohu vytisknout e-fakturu?

Naše elektronické faktury jsou označeny jako "elektronicky podepsaný originál faktury v elektronické podobě." Zákon jasně říká, že elektronická verze faktury je původní. Pokud si je vytisknete, získáte kopii originální faktury. Není tedy třeba, označovat elektronické faktury nadpisem Kopie. 

Elektronické faktury můžete tisknout, kolikrát budete potřebovat. Doporučujeme Vám faktury zpracovat a uchovávat v elektronické podobě, čímž budete chránít životní prostředí a urychlíte tak proces zpracování faktury.

Jaké jsou důsledky neúspěšného příjmu elektronické faktury?

Na webové stránce https://my.messergroup.com můžete určit osoby, kterým budou zasílány elektronické faktury. Tento proces neprobíhá automaticky z bezpečnostních důvodů, což je i ve Vašem zájmu. Vámi zadané změny schválí náš správce a následně budou viditelná ve vašem profilu.

Elektronické faktury jsou zasílány na Vámi určenou osobu ve formuláři „Souhlas s elektronickým zasíláním faktur". Jako adresa odesílatele e-mailů slouží centrální e-mailová adresa naší kanceláře. Vaše odpovědi mohou být směřovány na tuto e-mailovou adresu. Informace o selhání poštovních serverů, o absenci adresáta, atd. jdou také na tuto adresu. Naše společnost obdrží Váš odpovědní e-mail a obratem na něj budeme reagovat.

V případě selhání systému na straně společnosti MESSER Vám náš záložní systém zajistí vytvoření faktur a jejich rozeslání.

Jaké jsou důsledky ztráty e-faktury?

Originální fakturu můžete kdykoliv nalézt na webových stránkách https://my.messergroup.com .  
Dle příslušného zákona je stanoveno, že můžete archivovat libovolné množství originálních elektronických faktur. Jakmile je však vytisknete, bude se jednat o kopie z originálu. Potřebné informace k platnosti elektronických faktur z daňového hlediska naleznete v odpovědi na otázku: "Jsou e-faktury akceptovány finančním úřadem?"

Mohu i nadále zůstat u faktur v papirové podobě?

Vážení zákazníci,

při provozu našeho internetového portálu jsme zjistili, že v některých případech může nastavení Vašeho poštovního klienta (např. MS Outlook), způsobit vyhodnocení námi odeslané e-mailové zprávy s fakturou, jako SPAM. V případě programu MS Outlook je pak například zpráva automaticky přesunuta do složky „nevyžádaná pošta".
Prosíme Vás tedy o nastavení Vašeho poštovního klienta tak, aby odesílatel backoffice.cz@messergroup.com byl zařazen do seznamu bezpečných odesilatelů.

Jak se mohu zaregistrovat k e-fakturaci?

1. Vyplňte "Souhlas s elektronickým zasíláním faktur" (který obdržíte poštou, nebo naleznete od 1. 2. 2011 na webových stránkách společnosti Messer: www.messer.cz)  

2. Vyplněný formulář zašlete zpět poštou na adresu:  Messer Technogas s.r.o. 
                                                                              Zelený pruh 99
                                                                             140 00 Praha 4

    Nebo na e-mail:  pavlina.cadova@messergroup.com nebo hana.bilakova@messergroup.com

3. Po obdržení Vámi vyplněného formuláře Vám budou zaslány přihlašovací údaje e-mailem.

Pokud byste při přihlašování na https://my.messergroup.com měli problém, obraťte se prosím na tel.: +420 241 008 121, 129.

Jaké jsou instrukce při používání Messer e-fakturace?

Skupina MESSEER Group používá pro fakturaci program mySAP Enterprise. V tomto programu se faktury vystaví a následně jsou připraveny k tisku. V případě, že používáte elektronickou fakturaci a uvedli jste svého e-mailového příjemce, budou faktury opatřeny elektronickým podpisem a posléze zaslány na Vámi uvedený e-mailový kontakt. Faktury nebudou vytištěny v papírové podobě. Všechny faktury se archivují a jsou pro Vás přístupné na webovém portálu https://my.messergroup.com.

Mám také začít s elektronickou fakturací?

Doporučujeme Vám analyzovat vnitropodnikové postupy a přejít k elektronické fakturaci.

V rámci probíhajícího projektu elektronické fakturace bude  společnost  MESSER  Technogas zasílat odběratelům formulář "Souhlas s elektronickým  zasíláním faktur".  Výsledkem  tohoto procesu bude úspora času při scanování faktur a úspora místa při skladování písemností. Více informací naleznete v otázce: "Jak se mohu zaregistrovat k e-fakturaci?"

Co je to elektronický podpis?

Elektronický podpis je druh "kontrolního opatření", který zaručuje, že není možná manipulace s elektronickým originálem. Více informací o tomto typu podpisu a podpisovém klíči naleznete například na serveru Wikipedia.

Společnost Messer používá k elektronickému podpisu  kvalifikovaný certifikát, který se skládá z veřejného a soukromého klíče. Veřejný klíč je k dispozici na internetu a je ověřen certifikační autoritou. Tento klíč má omezenou dobu platnosti. Po vypršení dané doby musí být jeho platnost obnovena. Prostřednictvím veřejného klíče můžete ověřit, zda se u elektronicky podepsaného dokumentu jedná o originál.

Come posso verificare la firma digitale?

Jak mohu ověřit digitální podpis? 

Existuje několik možností, jak ověřit platnost digitálního podpisu společnosti MESSER.

1. Využijte ověření podpisu na internetu od poskytovatele podpisu
Poskytovatele podpis spol. Messer (Authentidate) nabízí na svých internetových stránkách http://www.signature-check.de/ možnost zkontrolovat platnost podpisu. Stačí sledovat instrukce krok za krokem podle pokynů na internetových stránkách.

2. Nastavte Váš PDF Reader pro automatickou kontrolu platnosti podpisu
Je možné automaticky nakonfigurovat Acrobat Reader k prověření podpisu a v nástrojové liště se Vám zeleně znázorní platnost podpisu. Doporučujeme Vám kontaktovat Vašeho IT administrátora, který Vám tuto službu nainstaluje.

Jak funguje ověření elektronického podpisu?

Elektronický podpis je vlastně proces kódování. Údaje dokumentu jsou zakódovány a je možné je číst pouze pomocí klíče, který slouží k jejich dekódování. Tato technologie je velmi rozšířená, např. jsou tímto způsobem zasílána citlivá data u webových platebních aplikací. V rámci projektu elektronické fakturace společnost Messer nezasílá takto zabezpečené e-maily. Ale je použit zabezpečený přístup na webovém portálu https://my.messergroup.com.

Elektronické faktury jsou opatřeny elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaným společností TeleSec. - tsl.gov.cz

Co se stane, když příjemce e-fakturace není na pracovišti?

Elektronické faktury jsou zasílány prostřednictvím centrální e-mailové adresy Vámi určeným osobám. Odpovědi lze také zasílat přímo na tuto centrální e-mailovou adresu. Informace o výpadku e-mailového serveru, či  nepřítomnosti  příjemce  nebo  jiných  chybových  hlášení  jsou  automaticky  odesílány  na tuto e-mailovou adresu. Všechny tyto zprávy budou zpracovány naším interním oddělením, které konkrétní problém vyřeší.


Pokud by u společnosti MESSER došlo k výpadku systému, jsou připraveny záložní procesy pro vystavení a doručení Vašich faktur.

Jaký je účel http://my.messergroup.com?

Na webovém portálu společnosti MESSER http://my.messergroup.com. budete mít přístup na informační portál s osobními údaji, kde můžete změnit údaje Vašeho profilu, prohlédnout si Vaše dokumenty v archivu.

Jak určím, kdo bude příjemcem e- faktury?

Na webovém portálu společnosti MESSER https://my.messergroup.com. můžete určit osoby, které budou pro Vaši společnosti přijímat elektronické faktury. Aby se předešlo nedorozuměním, lze e-maily zasílat pouze na jednoho hlavního příjemce uvedeného v poli „komu". Ostatní příjemci budou přijímat pouze kopie elektronických faktur.

Jak dlouho mají být e-faktury archivovány?

Elektronické faktury jsou 100% rovnocenné s papírovými dokumenty a měly by být archivovány patřičným způsobem ( v elektronické formě ) a stejnou dobu určenou zákonem, jako faktury v papírové formě.